Come elaborare un piano d’azione aziendale efficace

Qualsiasi idea di business, per raggiungere il successo, deve tradursi in un’azione concreta (o, per meglio dire, in una serie di azioni concrete). La pianificazione, in quest’ottica, è fondamentale perché per poter attuare una strategia d’impresa in modo efficace e redditizio è assolutamente necessario conoscere con precisione quali passi bisogna compiere e quando. In altre parole, è indispensabile un piano d’azione.

Per capire l’importanza di questo documento è possibile fin da ora citare le parole di David Allen, coach di tantissimi top manager di diverse multinazionali:

“Il mondo si aspetta sempre di più che le persone siano in grado di far accadere le cose, di realizzarle. L’ispirazione e l’innovazione sono cruciali, ma se un’azienda o un individuo non è in grado di realizzare il piano, l’obiettivo o la visione, le migliori idee e le migliori strategie diventano inutili”.

Nelle prossime righe approfondiremo, più nel dettaglio, cos’è esattamente un piano d’azione e cosa serve, con particolare riferimento all’ambito delle startup. Solo una volta chiariti questi aspetti, ti sarà possibile capire in che modo individuare e definire gli step necessari a raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.

Cos’è il piano d’azione e a cosa serve

piano d’azione: definizione

Un piano d’azione aziendale, anche noto come action plan, può essere definito come un documento che mette nero su bianco gli obiettivi che si desidera raggiungere e le azioni che è necessario eseguire per raggiungerli. In termini più concreti, in questo particolare documento la strategia d’impresa viene scomposta in diversi passaggi, per la realizzazione dei quali è anche prevista una precisa scansione temporale.

I benefici per le aziende e, in particolare, per le startup sono molteplici: devi considerare, innanzitutto, che un piano di azione stilato in maniera corretta ti mette a disposizione una tabella di marcia da seguire, strumento particolarmente prezioso per gestire tempi e risorse in maniera più efficiente (cioè senza inutili sprechi). Dandoti la possibilità di capire quali sono gli aspetti più rilevanti della tua attività e di concentrarti così in modo particolare su di essi, il piano di azione ti permette, Inoltre, di velocizzare i processi decisionali.

Un piano d’azione aziendale completo e dettagliato è anche un ottimo modo per fornire una visione dell’azienda condivisa e delineare obiettivi che siano chiari all’interno del team di lavoro, così da rendere tutti i dipendenti allineati e pronti a intervenire in maniera corretta in ogni evenienza, in base alle responsabilità di ciascuno di loro. Per questo motivo è molto importante coinvolgere il team di lavoro, fin dalle prime fasi, nello sviluppo del piano d’azione.

Se è vero (e lo è) che il piano perfetto non esiste, è altrettanto vero che un piano di azione ben congegnato ti mette al riparo dalle conseguenze anche gravi che possono determinare i possibili passi falsi, intoppi e imprevisti da cui nessuna attività imprenditoriale è immune. Per funzionare in maniera egregia, infatti, il piano d’azione (e, in particolar modo, il piano d’azione di una startup) deve essere flessibile e fornire le giuste indicazioni per rispondere a ogni evento imprevisto nel processo di sviluppo aziendale.

i 6 passi di un piano d’azione

Il primo passo: conoscere l’azienda (analisi SWOT)

Prima di intraprendere qualunque azione è necessario conoscere lo scenario di partenza; nel tuo caso specifico, ciò significa conoscere la tua startup e, per essere ancora più precisi, vuol dire conoscerne i punti di forza e i punti di debolezza, così come anche le minacce e le opportunità che essa potrebbe essere chiamata a gestire. Giova ricordarti, a questo proposito, che lo strumento più prezioso che hai a tua disposizione in tal senso è l’analisi SWOT (la sigla SWOT sta, non a caso, per “Strengths”, cioè punti di forza, “Weaknesses”, cioè punti di debolezza, “Opportunities”, cioè opportunità, e “Threats”, cioè minacce).

L’analisi SWOT è un particolare strumento di pianificazione strategica che prende in esame sia l’ambiente interno di un’impresa, analizzando ciò in cui essa eccelle o difetta, sia l’ambiente esterno, aiutando a comprendere meglio il comportamento dei concorrenti e la situazione in cui versa il mercato (così come la sua evoluzione nel corso del tempo).

Grazie alle informazioni che è in grado di far emergere, l’analisi SWOT rende più semplice costruire il pitch deck o il business plan attorno ai punti di forza di un’azienda, considerati anche in base alle opportunità che offre il mercato.

Ora che abbiamo parlato di business plan, probabilmente ti starai chiedendo come si collega tutto ciò al piano d’azione. Il passo è breve: il business plan illustra gli obiettivi principali dell’azienda, il piano strategico definisce le linee generali attraverso cui raggiungere gli obiettivi (e, cioè, realizzare il business plan) e il piano d’azione descrive i passi precisi da compiere per porre in atto il piano strategico aziendale.

Valutare il contesto (analisi di mercato)

Come già evidenziato, per realizzare un piano di azione in grado di rivelarsi davvero efficace devi conoscere la tua azienda, ma anche valutare il contesto esterno in cui essa opera. Sapere come effettuare un’analisi di mercato è in tal senso fondamentale perché ti permette di costruire un piano d’azione data-driven (ossia guidato da dati concreti e reali) e, alla luce di ciò, di prendere decisioni più consapevoli e funzionali in vista del raggiungimento dei tuoi obiettivi, magari in un una nicchia ancora inesplorata.

Il consiglio per valutare il contesto operativo in maniera completa è quello di adottare un approccio multidisciplinare, che coniughi metodologie di tipo quantitativo e qualitativo. Qualsiasi sia il metodo da te scelto, ricordati di individuare con precisione gli obiettivi della tua analisi di mercato e di definire esattamente gli ambiti della ricerca, segmentando il target e scegliendo i canali di comunicazione tramite i quali dialogare con esso. Non solo: fai ben attenzione a scegliere con cura le domande da porre e dedica il giusto tempo all’analisi dei risultati.

Definire obiettivi e step necessari a conseguirli

È arrivato il momento di entrare nel vivo del discorso e capire come fare un piano d’azione in modo più concreto. Per sapere quali azioni devi eseguire per raggiungere i tuoi obiettivi, ovviamente, devi prima stabilire quali sono: uno dei metodi più comuni per definire gli obiettivi giusti è quello cosiddetto SMART, acronimo che sta per “Specific” (specifico), “Measureable” (misurabile), “Attainable” (raggiungibile), “Relevant” (rilevante) e “Time-based” (basato sul tempo).

gli obiettivi SMART

Per obiettivo “specifico” si intende un obiettivo definito in modo dettagliato, non generico. L’obiettivo deve essere anche “misurabile”, cioè deve essere possibile ricorrere a misurazioni in grado di permetterti di verificare l’andamento dei progressi ottenuti. Essere ambiziosi è molto importante quando si tratta di lanciarsi in un nuovo business, ma tieni bene a mente che i tuoi obiettivi devono essere “raggiungibili”: ciò significa che i tuoi obiettivi devono spingerti a migliorarti sempre più, ma devono anche essere ancorati alla realtà e tarati sulle tue effettive possibilità. È opportuno fare chiarezza anche sul concetto di “rilevante”: i tuoi obiettivi devono essere pertinenti sia con lo scenario che con le tue specifiche abilità e competenze. Infine, gli obiettivi devono essere “basati sul tempo”, cioè definiti per poter essere raggiunti entro una precisa scadenza temporale.

La sequenza temporale deve includere anche gli step fondamentali da raggiungere nell’arco dell’intero processo. Come per gli obiettivi, devi fissare scadenze temporali realistiche in relazione alle risorse che hai a disposizione. Una volta fissata la sequenza temporale, è il momento di concentrarti su ogni singola attività, individuando per ciascuna un responsabile, le risorse necessarie per il suo completamento e i passaggi precisi da seguire. Come detto poc’anzi, è fondamentale monitorare i progressi e, eventualmente, apportare le dovute modifiche al piano d’azione. Per fare tutto ciò è opportuno prevedere riunioni periodiche con tutte le persone coinvolte e responsabili della corretta esecuzione del piano d’azione.

Costruire una tabella per scrivere il piano

Per rendere ancora più chiaro (e, di conseguenza, efficace) il tuo piano di azione può rivelarsi molto utile costruire una tabella così da rappresentarlo graficamente in maniera più sintetica e immediata. A questo proposito, devi avere cura di inserire all’interno di essa, per ciascun obiettivo, alcuni punti chiave: nello specifico, ci riferiamo alle azioni che è necessarie adottare per raggiungerlo, il personale coinvolto nel processo e le figure responsabili di esso, le risorse dedicate in maniera specifica all’obiettivo e a tutte le operazioni a esso collegate e, infine, la scadenza temporale entro cui è necessario raggiungere il traguardo fissato.

(Come) assicurarsi che il piano d’azione venga seguito

L’aspetto che segue è stato già citato nella nostra analisi ma è importante sottolinearlo nuovamente: tutto il team di lavoro deve essere allineato sul piano d’azione. Informare i dipendenti non basta: devi anche assicurarti che tutti i dipendenti comprendano la logica dietro di esso e i suoi vantaggi per l’organizzazione e per i lavoratori stessi. Un piano d’azione può richiedere anche decisioni drastiche e cambiamenti radicali ed è importante che tu sappia cogliere le eventuali preoccupazioni dei dipendenti e rassicurarli, facendoli sentire a loro agio con il nuovo scenario che si profila all’orizzonte.

Misurare i progressi e adeguare gli obiettivi

È importante monitorare regolarmente i progressi raggiunti in modo da poter identificare potenziali problemi o opportunità di miglioramento. Il monitoraggio dei progressi ti consente inoltre di rimanere aggiornato sul tuo piano d’azione e di assicurarti che ogni attività sia completata in modo tempestivo. Misurare i progressi, in termini pratici, ti aiuta a identificare le aree che necessitano di accorgimenti specifici, che possono anche tradursi in una rivalutazione dell’obiettivo precedentemente fissato.

Tieni sempre bene a mente che la validità di un piano d’azione non è immutabile ed eterna, dal momento che i tuoi obiettivi e le tue azioni sono inevitabilmente legati a doppio filo al contesto mutevole che circonda la tua startup. Per raggiungere il successo, quindi, devi avere cura di rivalutare a intervalli regolari il tuo piano d’azione, così da adeguare i tuoi obiettivi ai nuovi scenari.