Come condurre un colloquio di lavoro efficace

Circondarsi di persone capaci, oltre che fidate, è fondamentale per il successo di ogni attività imprenditoriale. Procedere alla selezione dei migliori candidati, però, è un processo complesso e delicato.

Joe Kraus, fondatore (tra le varie aziende) di Excite e presidente di Lime, una volta ha detto:

“Assumere le persone giuste richiede tempo, le domande giuste e un occhio attento per i dettagli. Assumere le persone sbagliate è costoso, dannoso per l’ambiente di lavoro e richiede molto tempo”.

Come suggeriscono le parole di Kraus, un ruolo decisivo all’interno del processo di selezione è giocato dal colloquio. A questo proposito è bene che tu sappia fin da ora che non è importante solo sapere come condurre un colloquio di lavoro, bensì lo è anche arrivare adeguatamente preparati a questo importante appuntamento. Non solo: è fondamentale anche che tu abbia ben chiaro perché il colloquio di selezione è così importante. Le prossime righe serviranno proprio a risolvere ogni tuo dubbio in tal senso.

Selezionare personale: l’importanza di un colloquio di lavoro

Nelle prime fasi di vita di una startup, in genere, chi la fonda tende a circondarsi di persone che già conosce e che ritiene fidate. Questo approccio, però, quasi mai è sostenibile nel lungo periodo: man mano che la startup cresce, infatti, spesso diventa necessario formare un team di lavoro e ricercare personale con competenze specifiche e con un’adeguata esperienza sul campo.

Il colloquio di lavoro rappresenta una fase molto importante del processo di selezione perché, in termini pratici, è ciò che determina la scelta finale sul candidato da inserire all’interno dell’azienda. A questo proposito devi tenere in considerazione che, per una startup, investire sulla figura sbagliata ha conseguenze ancor più gravi rispetto a quelle che può subire un’azienda “consolidata”, perché le risorse (sia in termini economici che di tempo) sono più limitate.

Ricorda, inoltre, che leggere il Curriculum Vitae di un candidato può offrirti spunti preziosi in fase di selezione del personale, ma è il momento in cui ti ritroverai faccia a faccia con lui in sede di intervista a rivelare quelle informazioni in grado di chiarirti ogni dubbio.

Durante il colloquio di selezione, infatti, hai la possibilità di far luce su alcuni passaggi poco chiari del Curriculum Vitae e di verificare in maniera diretta se quanto scritto dal candidato a proposito delle competenze in suo possesso corrisponde a verità. Non solo: l’intervista col candidato ti permette anche di conoscere meglio alcuni aspetti del suo carattere e della sua personalità e di accertarti che i suoi valori personali siano in linea con quelli promossi dall’azienda.

Prepararsi al colloquio di selezione

Come già abbiamo avuto modo di sottolineare, arrivare preparati al colloquio di lavoro in modo adeguato è molto importante non solo per i candidati, ma anche per chi seleziona il personale.

Per quest’ultimi, nello specifico, arrivare preparati al colloquio significa prestare attenzione e dedicare del tempo a due attività ben precise: lo studio del Curriculum Vitae del candidato e la preparazione di una lista di domande da sottoporre durante l’intervista.

Studio del cv del candidato

Lo studio del curriculum vitae del candidato ti permette di avere un’idea di massima di chi ti ritroverai davanti in fase di colloquio e, in particolare, ti consente di conoscere informazioni utili sulla sua personalità (ha scelto un formato di cv originale? In che modo ha parlato di sé?), sulle sue esperienze professionali pregresse (ha lavorato per aziende dello stesso settore? Ha già ricoperto in passato il ruolo preciso per cui stai cercando personale?) e sulle sue competenze (si integrano bene con quelle delle risorse già in organico? Potrebbero offrirti nuove opportunità di business in futuro?).

Ovviamente, ciò che trovi scritto nei cv va poi verificato in sede di colloquio. In che modo? Per esempio, preparandoti delle domande da sottoporre al candidato durante l’intervista.

Preparazione delle domande

Prima di parlare delle domande da preparare prima dell’intervista col candidato è utile introdurre la differenza tra colloquio di lavoro strutturato e non strutturato: il primo prevede che i candidati siano sottoposti a una sequenza di domande standard stilate in precedenza, mentre il secondo è una tipologia di colloquio senza domande prestabilite. C’è poi una terza opzione ed è il colloquio semi-strutturato, che prevede sia domande standardizzate che un’interazione basata sulle valutazioni personali del recruiter che emergono durante il colloquio.

I colloqui strutturati sono ritenuti generalmente molto efficaci nel caso in cui sia necessario procedere a un gran numero di assunzioni in breve tempo, ma hanno il grande “contro” di non lasciar spazio all’iniziativa del selezionatore e alle sue impressioni durante il colloquio.

Ok, ma cosa si chiede a un colloquio di lavoro? Evita domande banali (per esempio: dove ti vedi da qui a 5 anni?) e cerca di ragionare in termini più specifici, citando e chiedendo al candidato esempi di vita reale basati sulle sue esperienze pregresse (il comportamento passato è ritenuto il migliore indicatore delle prestazioni future). Un altro valido consiglio è quello di pensare a domande aperte, che incoraggino il dibattito e che non puntino solo ed esclusivamente a mettere in difficoltà il candidato con rompicapo o trabocchetti.

Mettere alla prova il candidato, però, non è sbagliato. Devi sapere che c’è una domanda particolarmente apprezzata generalmente dai recruiter: “in cosa non sei bravo?” Tutti sanno descrivere i propri pregi ma pochi, soprattutto se presi alla sprovvista, sanno auto-analizzarsi in modo critico (e creativo) in pochi secondi e trovare risposta a questo quesito. Questa domanda, inoltre, riesce a tracciare una linea ben netta tra chi è umile e desideroso di imparare e chi, invece, non lo è.

Nella fase di preparazione delle domande da somministrare a un colloquio, infine, dovresti tenere in considerazione i valori aziendali e pensare a quesiti le cui risposte possono rivelare se il candidato condivide gli stessi ideali.

La preparazione delle domande non riguarda, però, solo i colloqui strutturati: anche se decidi di ricorrere ad altre modalità di intervista, infatti, puoi prepararti in anticipo delle domande da sottoporre al candidato. Come detto, infatti, leggere il curriculum vitae ti consente di concentrare l’attenzione su alcuni passaggi specifici e annotarti alcune domande in grado di approfondirli ulteriormente durante il colloquio.

Come si svolge un colloquio di lavoro

I colloqui di lavoro possono essere di vari tipi: non ci riferiamo solo ai già citati colloqui strutturati, non strutturati o semi-strutturati, ma anche ad altre tipologie di colloquio che differiscono tra loro per le modalità di svolgimento.

Hai mai sentito parlare di colloquio di lavoro in modalità meeting in casual settings? Si tratta di un colloquio svolto in un ambiente informale e/o in una situazione anomala, come può essere per esempio un pranzo. Nelle Job Auditions, invece, i candidati vengono pagati per svolgere un lavoro, allo scopo di metterli alla prova direttamente sul campo. Complice anche la pandemia di Covid-19, inoltre, si sono moltiplicati i colloqui da remoto (tramite Skype o Meet) e stanno diventando sempre più frequenti anche quelli in realtà virtuale.

Fatta questa premessa necessaria, devi sapere ora che può essere molto utile identificare una checklist dei passaggi fondamentali che compongono idealmente lo svolgimento di un colloquio di lavoro che, per praticità, chiameremo “standard”.

Un colloquio di lavoro dovrebbe prevedere, innanzitutto, una fase di benvenuto al candidato il cui scopo è quello di metterlo a suo agio. Poi, laddove previsto, è opportuno presentare il team di recruiting che partecipa al colloquio.

Esauriti questi due passaggi che possono essere considerati “preliminari” è importante ascoltare le motivazioni per cui il candidato è interessato a quella specifica posizione lavorativa e renderlo consapevole di tutte le mansioni che dovrà ricoprire e degli obiettivi aziendali. Il colloquio di lavoro, inoltre, è anche l’occasione per presentare meglio l’azienda, descrivendo la sua storia, la sua vision e mission. Infine, specialmente nel caso in cui il candidato abbia già superato in precedenza altri step del processo di selezione, è possibile prevedere un’ulteriore fase, dedicata al tour del luogo di lavoro.

Quella appena enunciata, lo ribadiamo, è una sequenza di passaggi indicativa. Ciò che devi avere ben chiaro, però, è che il colloquio di lavoro è per sua natura un dialogo e, pertanto, rappresenta un’occasione per entrambe le parti per farsi conoscere al meglio: tu, in quanto selezionatore, devi presentare la tua startup e spiegare cosa stai cercando e perché, mentre al candidato spetta invece proporsi come soluzione ideale alle necessità della tua azienda.

Presentazione e panoramica dell’azienda

Durante lo svolgimento di un colloquio di lavoro, come già evidenziato in precedenza, è bene che sia presente un momento in cui al candidato viene spiegata la storia dell’azienda e descritto brevemente cosa fa, i suoi obiettivi e i suoi valori. Non solo: è importante anche descrivere (possibilmente in modo accattivante) le caratteristiche del ruolo per cui si sta ricercando personale, sottolineando i nuovi progetti e le prospettive di carriera.

Soffermati su ciò che rende speciale la tua startup, non solo a livello di prodotto ma anche per quanto riguarda la cultura e l’ambiente di lavoro: per riuscirci in modo efficace potresti chiedere suggerimenti a chi già lavora per te.

Diversi imprenditori preferiscono che ai colloqui di lavoro partecipino anche altre figure aziendali, come per esempio il manager diretto al quale il candidato dovrà fare riferimento una volta inserito in azienda. Coinvolgere il team nel processo di selezione ha diversi vantaggi (alcuni li vedremo più avanti) e, tra questi, rientra proprio la possibilità di spiegare meglio la cultura dell’azienda al candidato e valutare in modo più efficace se e come lui potrebbe integrarsi.

Ascolto attivo e valutazione delle risposte

Per condurre un colloquio di lavoro efficace c’è una qualità che non può mancare: saper ascoltare con la giusta attenzione le risposte del candidato. Queste, infatti, possono dire molto di lui, del suo stile personale, del suo carattere e dei suoi valori.

Durante il colloquio prendi nota di ogni passaggio per te significativo e ritira fuori l’argomento in un secondo momento se lo ritieni necessario. Presta particolare attenzione ai tentativi del candidato di eludere una particolare domanda e, eventualmente, insisti sul tema se credi che quanto risposto dal tuo interlocutore non sia soddisfacente.

Riallacciandoci al discorso precedente sulla presentazione dell’azienda e del ruolo specifico che il candidato potrebbe dover svolgere c’è, poi, un altro aspetto da valutare: se, dopo la panoramica offerta, il candidato non ha alcuna domanda a riguardo, può essere un segnale di scarso interesse a far parte della tua startup oppure del fatto che potrebbe non essere in linea con i valori aziendali.

Conclusione del colloquio

Siamo arrivati al momento clou, cioè alla conclusione dell’intervista di selezione: se sei qui a leggere questo approfondimento dedicato a come condurre un colloquio di lavoro in modo efficace probabilmente non saprai che la tua valutazione finale potrebbe essere condizionata da alcuni bias cognitivi, cioè da pregiudizi e fattori soggettivi del selezionatore nei confronti dei candidati, che nulla hanno a che fare con le loro competenze.

Per evitare l’influenza negativa dei bias nei colloqui di lavoro, ovviamente, devi sapere con precisione quali sono. Convenzionalmente, sono state individuate quattro tipologie di pregiudizi:

• Bias di conferma: quando il selezionatore si fa un’impressione superficiale sul candidato e porta avanti il colloquio con l’obiettivo di confermarla.
• Euristica affettiva: quando la valutazione finale sul candidato è incentrata su fattori quali etnia, background culturale, religione e altri aspetti irrilevanti.
• Ancoraggio: quando la valutazione del selezionatore è condizionata da una precisa aspettativa che lo stesso si è fatto sul candidato (la cosiddetta “ancora di aspettativa”).
• Intuizione: quando la valutazione, non potendo testare il candidato su tutte le aree di competenza, è affidata all’intuizione del selezionatore.

Ricapitolazione e valutazione post-colloquio

È importante che tu sappia che esistono degli accorgimenti specifici per ridurre al minimo l’influenza negativa dei bias sui colloqui di selezione.

Prendere appunti durante il colloquio, per esempio, ti consente di ricapitolare tutte le tue considerazioni sul candidato e di valutarlo così in maniera più completa. Allo stesso modo, combinare diverse forme di valutazione ti dà la possibilità di avere una panoramica più ampia e oggettiva sulle competenze del candidato.

Per minimizzare l’influenza di altri fattori sulla tua valutazione potresti individuare alcuni criteri di selezione incentrati puramente sul lavoro.

Infine, coinvolgere il team nel processo di selezione è un’altra ottima soluzione per superare i tuoi eventuali pregiudizi sul candidato, siano essi positivi o negativi.

Head hunter: cos’è e quando serve

Ora sai come condurre un colloquio di lavoro in modo efficace, ma potrebbe non bastarti ancora: potresti, infatti, ritenere di aver bisogno di un cosiddetto head hunter. Ma cosa fa questa figura? E, soprattutto, quando serve davvero?

L’head hunter, letteralmente “cacciatore di teste”, si occupa di cercare le “teste” migliori (ossia i migliori talenti) e di proporli alle aziende, agli enti o alle istituzioni che hanno la necessità di colmare alcuni ruoli vacanti o di trovare personale altamente qualificato per nuovi progetti (e nuovi ruoli).

L’head hunter può lavorare alle dipendenze dirette di un’azienda ma può anche lavorare per conto di una società di head hunting esterna a cui l’azienda decide di affidare la ricerca di personale.

Se stai valutando di ricorrere a questa figura è importante che tu sappia che l’head hunter non ricerca qualsiasi tipo di profilo, ma solo ed esclusivamente personale altamente specializzato, lavoratori con anni di esperienza, in grado di ricoprire ruoli dirigenziali e manageriali o, più in generale, di alto livello.

Potresti anche decidere di affidare a una società di head hunting solo una fase del processo di selezione (per esempio, quella dedicata allo scouting dei candidati in linea col profilo ricercato); devi sapere, però, che la maggior parte delle volte, l’attività di un head hunter è rivolta ai candidati cosiddetti “passivi”, cioè che non stanno cercando lavoro (ma che hanno le caratteristiche giuste per ricoprire il ruolo per cui si sta cercando personale). Pondera bene questa decisione: ora hai tutti gli strumenti teorici e pratici di cui hai bisogno per sapere come trovare nuovo personale per la tua startup.