Outsourcing: cos’è l’esternalizzazione dei compiti e quando serve

Se gestisci un tuo business o stai pensando di avviare una tua personale attività commerciale, sapere cos’è l’outsourcing potrebbe rappresentare un’autentica svolta per te. Non si tratta certo di un concetto nuovo, dal momento che l’esternalizzazione è un processo che molte aziende mettono in atto da tempi lontani; con la globalizzazione e, soprattutto, con l’avvento e l’esplosione di internet, però, questi termini hanno assunto nuove connotazioni e acquisito una rinnovata centralità.

Fare outsourcing, oggi, è diventato più facile e ciò significa che adottare la pratica dell’esternalizzazione può agevolare di gran lunga la gestione di un’attività, soprattutto se appena nata e di dimensioni non particolarmente grandi.

Anche un’azienda con un numero di dipendenti non particolarmente alto può raggiungere il successo. Conosci la regola delle due pizze del fondatore di Amazon Jeff Bezos?

“Se non puoi sfamare il tuo team con due pizze, ci sono troppe persone”.

Essere in pochi all’interno di un’azienda riduce il tempo necessario per far coincidere le agende di tutti, velocizza i tempi di risposta e reazione e azzera le inutili perdite di tempo. Se stai pensando a come può un’azienda con pochi dipendenti provvedere a tutte le attività a cui essa deve far fronte, devi sapere che la risposta (o meglio, una delle possibili risposte) è proprio l’outsourcing.

Sapere cos’è l’outsourcing è solo il primo passo per arrivare a capire come puoi sfruttare tutti i vantaggi offerti dal processo di esternalizzazione. La tua analisi, infatti, deve prendere necessariamente in considerazione anche i vari step da seguire per portare a compimento un processo di esternalizzazione, i pro e contro a esso collegati e le sue implicazioni normative. Ma procediamo con ordine.

Definizione di outsourcing

Per definire i concetti di “outsourcing” o “esternalizzazione” bisogna fare riferimento agli studi di organizzazione aziendale, secondo i quali questi termini indicano una particolare tecnica di gestione imprenditoriale che, per lo svolgimento di una specifica funzione, si avvale di una fonte produttiva esterna. Questa pratica permette all’azienda di ridurre i costi operativi interni e, con essi, anche i rischi di gestione che, proprio a seguito dell’acquisto all’esterno delle funzioni aziendali, gravano su un altro imprenditore.

Il vocabolo inglese “outsourcing” è costituito dalle due parole “out” e “source”, che, combinate, possono essere tradotte come “ricevere da fuori”. È proprio così che, a livello pratico e in estrema sintesi, funziona l’esternalizzazione. In realtà, però, si tratta di un processo complesso, che richiede opportuni passaggi.

Il processo di esternalizzazione

In termini pratici, il processo di outsourcing consiste nell’esternalizzare a un fornitore di servizi una singola mansione aziendale, un reparto oppure un intero processo. A stabilire l’oggetto e la durata della prestazione di servizi è un contratto. Il controllo sulla qualità del servizio e sui tempi di risposta è regolato, in molti casi, da un cosiddetto “Accordo sul livello di servizio” (in inglese è lo SLA, cioè il “Service Level Agreement”), che mette nero su bianco la tipologia di servizio esternalizzato, il suo valore e le condizioni.

Come già sottolineato, il processo di esternalizzazione dei servizi è complesso e ti espone a diversi rischi, come quello di commettere un errore nella scelta del fornitore o di stringere un accordo commerciale incompleto e/o per te poco vantaggioso. È fondamentale, quindi, che tu conosca il corretto modo di procedere e che tu sappia quando è davvero il caso di ricorrere all’outsourcing e quali sono i suoi vantaggi e svantaggi, ma anche gli aspetti normativi che regolano un processo di esternalizzazione.

Prima di tutto, devi analizzare lo stato attuale della tua azienda e scomporre la sua attività in funzioni singole. Individuata l’area in cui per te potrebbe essere utile ricorrere all’aiuto di personale esterno, è opportuno riflettere sulle modalità e le tempistiche del progetto e sui benefici concreti che è possibile ottenere. La scelta del fornitore di servizio più adatto deve seguire una fase in cui mettere a confronto le varie opzioni che offre il mercato. Lo step successivo è la definizione del contratto. Solo a quel punto prende il via il processo di esternalizzazione vero e proprio, durante il quale è importante che tu verifichi regolarmente che sia rispettata la tabella di marcia con i passaggi fondamentali concordati in precedenza col fornitore.

Quando conviene ricorrere a personale esterno

Per il successo della tua attività devi ricorrere all’outsourcing solo se l’esternalizzazione è davvero in grado di rivelarsi conveniente per te e per il tuo modello di business.

Specialmente per le startup e le attività più piccole, risparmiare soldi quanto più possibile (ma non a discapito della qualità del servizio e dei prodotti offerti) è molto importante. Delegare a uno specialista la realizzazione di un particolare processo aziendale ha ovviamente un costo, ma sappi che questa mossa può rappresentare un investimento che, nel tempo, può rivelarsi per te molto vantaggioso.

Oltre al risparmio economico, legati al venir meno dell’esigenza di acquisire e formare i dipendenti in determinati ambiti, ci sono diversi motivi per cui potrebbe rivelarsi opportuno ricorrere all’ausilio di personale esternalizzato. Avviare un nuovo business, al giorno d’oggi, non significa più doversi fare carico di tutti i compiti e gestire in prima persona tutte le attività: essere esperti in ogni materia, dalla produzione al marketing, passando per la contabilità, è praticamente impossibile e la pratica dell’outsourcing consente di concentrarsi sulle competenze principali e sopperire all’eventuale mancanza di conoscenze in un determinato settore, oltre che di migliorare la qualità dei propri servizi nei casi in cui ci sia bisogno di aumentare l’efficienza e ottimizzare la scalabilità o la risposta ai cambiamenti del mercato.

Vantaggi e svantaggi dell’esternalizzazione

L’analisi specifica dei vantaggi e degli svantaggi dell’outsourcing può aiutarti a capire ancora meglio quando e se è opportuno per te ricorrere all’esternalizzazione.

Uno dei vantaggi principali assicurato dalla pratica dell’outsourcing è, come già detto, la riduzione dei costi: affidare un servizio a un fornitore esterno, in molti casi, è più conveniente rispetto ad assumere personale specializzato o formare i propri dipendenti. L’altro lato della medaglia è che, procedendo all’esternalizzazione di un’attività, perdi inevitabilmente il know-how della tua azienda. Tieni conto, inoltre, che una volta che hai deciso di compiere questo passo, tornare indietro e procedere al reinserimento nell’azienda di un servizio non è affatto facile, perché è un’operazione che richiede tempo, dipendenti adeguatamente formati e, quindi, un’ulteriore significativa spesa. Fai attenzione, poi, anche agli ulteriori costi a cui potresti dover provvedere nel caso in cui il fornitore di servizi da te scelto dovesse incontrare difficoltà economiche, che potrebbero ricadere anche sul tuo business.

Oltre che un guadagno economico, l’outsourcing assicura anche un risparmio di tempo: esternalizzando uno o più servizi, l’azienda può concentrarsi sulle sue competenze chiave e fare investimenti più mirati sulla formazione del proprio personale e sulla produzione. L’utilizzo di strategie di esternalizzazione garantisce anche un vantaggio qualitativo perché è possibile rivolgersi a professionisti con un alto grado di specializzazione. L’outsourcing richiede, però, anche alcune rinunce, per esempio in termini di sicurezza: il fornitore di servizi a cui ti rivolgi, infatti, per svolgere l’attività a lui esternalizzata, potrebbe accedere a dati aziendali sensibili.

Aspetti normativi dell’outsourcing

A questo punto della riflessione è utile aprire una breve parentesi sugli aspetti normativi riguardanti l’esternalizzazione. Dal momento che fare outsourcing condiziona anche i rapporti di lavoro, infatti, sono previste una serie di tutele individuali e collettive, che sono applicabili quando l’esternalizzazione contempla un trasferimento d’azienda o di parte di essa (art. 2112 c.c.) oppure quando avviene un subentro nell’appalto. Tutele più blande, invece, sono previste nei casi di delocalizzazione.

L’esternalizzazione, in senso stretto, è infatti un processo che comporta il trasferimento di una parte dell’organizzazione e che, in termini pratici, si realizza attraverso il trasferimento di parte dell’azienda. Può essere utile, a questo punto, introdurre il concetto di terziarizzazione: essa consiste nella dismissione e nell’affidamento a un soggetto esterno di un’attività senza che ci sia il trasferimento delle strutture e dei mezzi necessari per realizzarla. L’”ultima frontiera” della esternalizzazione è quella che ormai universalmente è definita delocalizzazione, da intendersi come il trasferimento transnazionale di parte dell’azienda.

A livello normativo, quella dell’outsourcing o esternalizzazione è una materia quanto mai ampia, variegata e in evoluzione, che concede più o meno libertà ai titolari di azienda e tutele ai lavoratori a seconda dei vari casi. Tieni conto anche di questo nel momento in cui dovrai decidere se fare ricorso a questa pratica per la tua attività.

Outsourcing: esempi pratici di personale esternalizzato

Abbiamo definito il significato di outsourcing o esternalizzazione, sono stati esaminati nel dettaglio i vari passaggi che compongono questo processo e abbiamo passato in rassegna i suoi benefici e i suoi aspetti potenzialmente negativi; rimane ancora un ultimo step, in grado di fornirti un quadro ancora più completo sull’ampio ventaglio di possibilità che l’outsourcing può offrire al tuo business.

Per avere le idee chiare su cosa sia, in termini pratici, l’esternalizzazione, è necessario prendere in considerazione alcuni esempi di outsourcing, cioè di attività che puoi esternalizzare durante la gestione della tua azienda.

Il marketing è uno degli ambiti in cui più spesso si ricorre all’esternalizzazione: puoi delegare a marketer professionisti, per esempio, la creazione di contenuti promozionali, il coordinamento di sms ed email marketing e la gestione dei social media. È importante, in questo caso, che ci sia la massima sintonia sui valori dell’azienda e sui messaggi che essa intende comunicare, così come sulle procedure da attivare per gestire pubblicamente un’eventuale “crisi”.

Non sempre un’azienda ha al suo interno esperti in ambito IT o di Web Design: per ovviare a tale mancanza è possibile esternalizzare attività come la progettazione, la manutenzione e il miglioramento delle prestazioni del sito internet o lo sviluppo di eventuali applicazioni.

Un altro particolare servizio che è possibile offrire in outsourcing è l’assistenza clienti: esternalizzando questa attività, eviti di dover formare i tuoi dipendenti e puoi ricorrere a un team di specialisti in grado di rispondere in maniera più tempestiva e precisa alle varie sollecitazioni dei clienti. Per evitare problemi, anche (e soprattutto) in questo caso, è necessario che il team esterno sia perfettamente allineato sulle direttive dell’azienda, in modo da poter fornire le migliori risposte nel più breve tempo possibile, senza dare origine a equivoci nati da informazioni incomplete o non corrette.

La contabilità è un ambito particolarmente complesso e, proprio per questo motivo, è uno dei servizi che più vengono esternalizzati dalle aziende. Affidando l’amministrazione della contabilità e di tutte le transazioni finanziarie dell’azienda a una risorsa esterna, puoi risparmiare tempo ed evitare di commettere errori in una materia così delicata, che potrebbero avere serie ripercussioni sul tuo business. Un discorso simile può essere fatto anche per altri ambiti, come quello legale o quello riguardante la consulenza sulle risorse umane.

Anche la produzione e la logistica, infine, sono attività per cui è possibile procedere a esternalizzazione: nel primo caso puoi affidare a fabbricanti esterni questioni come il design dei prodotti, la produzione dei componenti o l’assemblaggio, mentre nel secondo caso l’outsourcing può riguardare lo stoccaggio della merce, la gestione dell’inventario e l’imballaggio e la spedizione degli ordini che riceve l’azienda.