La gestione della contabilità aziendale: cos’è e come farla bene

Per raggiungere il successo con una startup, avere un’idea vincente non basta; serve, infatti, mettere in campo una serie di competenze, anche in ambiti particolarmente delicati. La rilevazione della contabilità aziendale, in particolare, è uno degli aspetti che, in questo senso, più terrorizzano gli imprenditori. Tu, però, non lasciarti spaventare perché presto avrai ben chiaro cosa fare e come farlo; prima, però, è necessario che tu faccia una piccola riflessione.

Troppo spesso si tende a credere che la gestione della contabilità abbia come unica utilità quella di rispettare gli adempimenti previsti dalla normativa in vigore e non cadere in errori che potrebbero avere serie ripercussioni in termini economici e legali; in realtà, però, è bene che tu sappia che gestire la contabilità in modo preciso e puntuale ti consente, soprattutto, di avere una visione aggiornata e reale della situazione economico-finanziaria della tua attività e di adottare, in conseguenza di ciò, le migliori strategie di business.

Ora che ti è un po’ più chiara l’importanza della gestione contabile, è il momento di capire come puoi gestire questo processo in modo semplice ed efficace.

Una prima importante distinzione

Chiariamo subito la definizione di contabilità aziendale: si tratta di quel processo che include l’insieme di attività di raccolta e registrazione cronologica di tutti gli eventi economici e finanziari di un’azienda. Tale processo ha come scopo quello di redigere, durane l’anno una serie di bilancini di verifica e controllo e, entro la fine del periodo amministrativo di riferimento, il bilancio di esercizio, che include i documenti contabili e i report finanziari che un’impresa deve predisporre per legge allo scopo di perseguire il principio di verità e di accertare in maniera chiara, veritiera e corretta la situazione patrimoniale e finanziaria dell’azienda stessa.

Una prima importante distinzione in questo ambito ti aiuterà a decifrare ancora meglio cosa si intende per gestione della contabilità e quali sono le sue implicazioni: è opportuno distinguere, infatti, tra contabilità ordinaria e contabilità semplificata.

differenze tra contabilità ordinaria e semplificata

La contabilità ordinaria

La contabilità aziendale ordinaria è il regime contabile obbligatorio per le società di capitali (SRL, SPA, SAPA e Società cooperative) nonché per qualunque tipologia di impresa che superi i seguenti limiti di ricavi: Euro 500 mila per le imprese aventi per oggetto prestazioni di servizi, ed Euro 800 mila per le imprese aventi per oggetto altre attività. È più articolata, complessa e costosa, ma permette di avere il controllo su tutte le componenti dell’impresa.

La contabilità semplificata

La contabilità semplificata si applica, invece, a quelle imprese che hanno ricavi inferiori alle soglie precedentemente citate e che, in virtù di ciò, hanno la possibilità di fornire una documentazione agevolata, in cui appaiono solo costi e ricavi, all’interno dei registri IVA.

Cosa tenere sotto controllo

Quando si parla della gestione della contabilità spesso si tende a fare confusione su cosa è necessario tenere sotto controllo e, ancor più nello specifico, cosa bisogna includere nella documentazione.

Come già sottolineato, la gestione della contabilità aziendale tiene traccia di tutti gli eventi economici e finanziari riguardanti l’azienda. Più nello specifico, quindi, bisogna registrare tutte le entrate e le uscite, con il relativo saldo finale.

Quando si dice tutte si intende (fai ben attenzione) tutte: ciò significa che non esistono spese più o meno importanti e che, quindi, dovrai opportunamente annotare qualsiasi movimento economico, anche di minima entità. È importante ribadire questa informazione perché capita non di rado che vengano trascurati alcuni costi, ma ti farà comodo sapere che uno dei casi più ricorrenti riguarda le trasferte.

C’è, poi, un altro aspetto che devi monitorare con particolare attenzione: un’altra fonte di errore ricorrente è legato ai casi di parziale deducibilità o addirittura totale indeducibilità: devi considerare a questo proposito che alcune voci di spesa non sono totalmente deducibili, per esplicita norma fiscale o posso essere addirittura totalmente indeducibili.

Quando procedi alla gestione della contabilità, come dicevamo, le situazioni da mantenere sotto controllo sono tante: oltre a tenere conti e pagamenti in ordine, devi, tra le altre cose, prevedere l’andamento dei flussi di cassa e monitorare i pagamenti in scadenza, con particolare attenzione ai ritardatari. Complice anche la pandemia di Covid-19, che ha messo in ginocchio diverse aziende, il ritardo negli incassi è proprio uno dei principali trend a cui le startup e le aziende in generale devono fare più attenzione oggi.

Come tenere la contabilità

Adesso che hai più chiaro cosa tenere sotto controllo nella gestione della contabilità della tua startup, ti serve sapere in che modo farlo.

È opportuno precisare fin da subito che i modi e i tempi per tenere la contabilità sono tanti e ogni azienda deve trovare il suo modello vincente in base alle sue specifiche esigenze. Ciò detto, però, è importante che tu conosca alcune modalità adottate dalle imprese.

Una prima azione che puoi intraprendere per tenere la contabilità della tua startup è impostare in maniera corretta il piano dei conti, scomponendo e segmentando l’attività aziendale in base a vari parametri (per esempio per prodotti o per canali di vendita). Ciascuno di questi segmenti (che prendono il nome di centri di costo) incorpora i suoi specifici costi e ricavi (anche se alcuni possono essere comuni a tutti e, per questo, vanno suddivisi tra i diversi segmenti). Questa suddivisione rende più semplice definire e analizzare l’andamento di ogni area, la sua redditività nel corso del tempo e le eventuali problematicità.

Devi sapere che è anche importante, oltre che obbligatorio, che tutti i dati siano opportunamente registrati, ovvero in preciso ordine cronologico e nella voce di costo corretta. Altro aspetto molto importante è la tempistica e la costanza nell’aggiornare la propria contabilità.

Un controllo mensile dei costi ha il grande vantaggio di darti la possibilità di accorgerti per tempo di eventuali errori di contabilità e di intervenire tempestivamente per correggerli. Ovviamente, una periodicità così ravvicinata richiede anche uno sforzo organizzativo maggiore.

Una possibile alternativa, quindi, è procedere al controllo ogni 3 mesi (quindi 4 volte l’anno) o ogni 6 mesi (2 volte l’anno). Ovviamente con maggiore frequenza avviene il controllo, prima è possibile correggere errori o prendere decisioni operative. Nel primo caso è consigliabile non far coincidere questi appuntamenti con i periodi dell’anno in cui l’attività della tua startup si intensifica. Il controllo semestrale, invece, ha lo svantaggio di rendere più complicato intervenire sugli errori, che potrebbero accumularsi nei mesi.

C’è, poi, un’altra strada che è possibile percorrere: è il controllo continuo (o ad alta frequenza), che ti permette di intervenire sugli errori praticamente in tempo reale. Questa soluzione, però, è praticabile solo in presenza di un software automatizzato in grado di sincronizzare ogni movimento.

Le prossime righe saranno dedicate proprio a chiarire a chi affidare la gestione della contabilità della tua startup.

Il commercialista

La scelta relativa alla periodicità del controllo dei costi condiziona inevitabilmente anche la decisione che riguarda a chi affidare questo controllo.

Una frequenza più ravvicinata è possibile se la startup ha al suo interno un membro con una formazione specifica in questo campo e che si occupa di questo particolare aspetto. In caso contrario, per assicurare un controllo dei costi frequente e preciso, è opportuno affidarsi a un commercialista esterno.

Questa soluzione ti permette di concentrarti sugli altri aspetti gestionali della tua attività, con la sicurezza di aver affidato la contabilità a un professionista del settore. Inevitabilmente, però, tutto ciò ha dei costi. C’è un altro aspetto da considerare: devi assicurarti che, nonostante sia esterno all’azienda, il consulente fiscale abbia piena contezza di tutti gli eventi economici e finanziari dell’azienda.

I software gestionali

Negli ultimi anni i software gestionali hanno permesso di automatizzare, sincronizzare e semplificare le attività amministrative quotidiane delle aziende, con molteplici vantaggi pratici che, in linea generale, è possibile così riassumere:

• viene meno la necessità di inserire a mano i dati;
• si riducono i tempi legati alla spedizione, all’archiviazione e alla conservazione delle informazioni;
• si abbattono i costi relativi ai supporti cartacei e alla stampa;
• si riduce il rischio di perdere informazioni e commettere errori;
• si ottengono numerosi report di controllo automaticamente;
• il controllo del flusso di cassa può avvenire in tempo reale e anche da remoto, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, perché i dati sono conservati in tutta sicurezza all’interno del cloud.

Il mercato offre oggi diverse soluzioni che operano in cloud. È possibile citarne alcune: FattureInCloud è particolarmente indicato per chi deve gestire una contabilità costante; Starty ERP, invece, offre soluzioni differenziate e flessibili e, in relazione allo specifico ambito delle operazioni contabili, assicura un livello di automazione dei processi pari al 95%; Giobby è un software gestionale completamente in italiano che permette di gestire una contabilità basilare in tutta facilità; Passepartout e Profis, infine, sono software progettati per soddisfare le esigenze degli studi professionali e delle società di consulenza fiscale ed amministrativa.

I vantaggi di una buona gestione contabile

Se hai fatto attenzione a quanto fin qui detto, ti saranno ormai già chiari i vantaggi di una corretta gestione contabile. In ogni caso, è bene ricordarli ancora una volta: tenere in ordine la contabilità ti permette non solo di evitare noie legali, ma anche di mantenere il pieno controllo di gestione della tua startup, così da poter prendere decisioni più tempestive e più efficaci e poter concentrare i tuoi sforzi e le tue risorse sulle attività più redditizie, massimizzando in questo modo la performance aziendale. C’è una frase, pronunciata da Richard Branson, che faresti bene a ricordare a questo proposito:

“Non distogliere mai lo sguardo dal flusso di cassa perché è la linfa vitale del business”.

 

L’importanza di tenere in ordine l’archivio

Pensavi fosse finita qui? C’è ancora un aspetto da chiarire: una buona gestione della contabilità si basa anche e soprattutto su un archivio ben gestito.

Devi sapere che i documenti relativi alla contabilità, per legge, devono essere conservati a fini fiscali per molti anni. Fatture, estratti conto e giustificativi di costo vanno conservati e resi disponibili per eventuali controlli fiscali per ben un decennio oltre all’esercizio di riferimento.

Ovviamente, come già accennato, ricorrere a un archivio cartaceo, per quanto l’organizzazione dei documenti aziendali possa essere sistemica e precisa, espone a maggiori rischi di perdere documenti; per questo motivo (e per le ulteriori ragioni citate in precedenza) faresti bene a considerare l’opportunità di affidare la gestione della contabilità e, in particolare, l’archiviazione dei documenti contabili a un software gestionale, in grado di rendere questo processo più veloce, più affidabile e più sicuro.