Dalla tradizionale sede fisica al coworking: vantaggi (e svantaggi) di ogni tipo di sede

Forse non ci avrai ancora pensato, ma avviare una nuova attività imprenditoriale non comporta solo trovare e validare il giusto modello di business, significa anche decidere dove collocare la sede aziendale e, più in generale, scegliere lo spazio di lavoro più giusto per il business.

A questo proposito è opportuno metterti subito in guardia: può sembrare una scelta banale ma non lo è, anche in considerazione del fatto che il Covid-19 ha introdotto nuovi parametri da considerare e spinto gli imprenditori verso nuove soluzioni che, in alcuni casi, si sono rivelate per certi versi anche più vantaggiose rispetto allo scenario classico.

Ciascuna opzione a tua disposizione, dall’home working all’ufficio privato passando per lo spazio condiviso e l’ufficio virtuale, ha i suoi pro e i suoi contro. Sarà, quindi, proprio l’analisi dei vantaggi e degli svantaggi ciò che ti consentirà di procedere alla scelta migliore per la tua nuova avventura imprenditoriale.

Come decidere che tipo di sede serve al tuo business

Partire dall’analisi dei pro e contro di ogni opzione a tua disposizione, come appena sottolineato, è fondamentale. I parametri da considerare sono tanti e l’aspetto economico è certamente uno dei più importanti, ma non è l’unico: lavorare da casa ti dà la possibilità di risparmiare sui costi legati a soluzioni esterne all’ambiente domestico, ma fai attenzione a non sottovalutare l’importanza di riuscire a ricavarti uno spazio dedicato appositamente al lavoro e la necessità di poter staccare la spina.

Oltre ai fattori economici e psicologici, devi prendere in esame anche aspetti logistici e, alla luce del Covid-19, anche sanitari. La pandemia mondiale ha stravolto le abitudini di vita delle persone e, di conseguenza, ridefinito anche il modo di lavorare dell’aziende e nell’aziende.

In questo senso, più precisamente, il Covid-19 ha accelerato un processo già in atto da alcuni anni nel mondo del lavoro, all’interno del quale l’ufficio fisico tradizionale ha andato via via perdendo sempre più la sua storica centralità. La pandemia ha infatti costretto le aziende a optare per modalità di lavoro da remoto. Negli ultimi mesi il concetto di smart working è diventato familiare a tutti, ma probabilmente sarebbe più opportuno parlare di home working, soprattutto in considerazione del fatto che, soprattutto nei primissimi mesi della pandemia, i lavoratori sono stati costretti a lavorare dalla propria abitazione a causa delle forti limitazioni agli spostamenti e delle esigenze di distanziamento necessarie per scongiurare il contagio da coronavirus. Tutto ciò ha avuto importanti conseguenze, sia negative che positive.

È giunto il momento, ora, di analizzare caso per caso le varie opzioni a tua disposizione, con i loro relativi pro e contro.

Lavorare da casa

Uno dei principali vantaggi di lavorare da casa è, come detto, quello di poter risparmiare molti soldi, azzerando (o, perlomeno, riducendo notevolmente) le spese relative all’affitto o all’acquisto di un ufficio, agli spostamenti casa-ufficio, al parcheggio e ai pasti.

Oltre ai soldi, se lavori da casa puoi risparmiare anche tempo e stress, dal momento che non hai bisogno di spostarti dalla tua abitazione e di dover fare i conti con gli eventuali problemi legati al traffico o ai trasporti pubblici.

Tutto vero, ma fai molta attenzione: lavorare da casa riduce lo stress in termini di spostamenti casa-ufficio, ma rischia di aumentare le tensioni all’interno della casa e in famiglia. Ciò è dovuto, soprattutto, al fatto che staccare la spina e separare le due dimensioni lavoro-casa, in una situazione del genere, è molto difficile.

Non solo: gli altri membri della famiglia possono rappresentare un motivo di distrazione, compromettendo la qualità del lavoro. Un’altra fonte di stress può derivare dall’isolamento rispetto agli altri colleghi. Fare networking con i colleghi alimenta, inoltre, lo scambio di competenze.

È opportuno precisare, inoltre, che non tutte le attività si prestano a una simile modalità di lavoro da remoto.

Uffici condivisi

Lavorare assieme ad altre persone, all’interno dello stesso ambiente, può rappresentare un aiuto o un ostacolo, a seconda dei punti di vista e dei fattori che si prendono in esame. Per questo motivo, dovresti valutare attentamente se scegliere la possibilità di utilizzare uffici condivisi.

Il coworking è una modalità di lavoro che ha iniziato a diffondersi notevolmente negli ultimi anni, prima ancora dell’esplosione della pandemia di Covid-19. A livello pratico, consiste nel lavorare all’interno di spazi condivisi, affittabili a condizioni molto flessibili, ideali per chi vuole disporre di un ufficio in qualsiasi momento senza il bisogno di stipulare contratti a medio-lungo termine e senza doversi preoccupare di consumi, bollette e altri potenziali imprevisti legati al più tradizionale ufficio.

Gli spazi che offrono soluzioni di coworking danno, in sostanza, la possibilità di scegliere la postazione ideale (sia essa una sala riunioni, uno spazio privato o un open space) in ogni situazione in cui questa si rivela necessaria. Gli uffici condivisi, inoltre, sono ambienti molto dinamici, che favoriscono lo scambio di competenze tra professionisti.

Come sempre, non è tutto oro quello che luccica e devi osservare anche l’altro lato della medaglia: come già detto, infatti, lavorare assieme ad altri può rappresentare anche un ostacolo, per gli stessi motivi di distrazione emersi quando abbiamo parlato di home working. L’assenza della giusta privacy, inoltre, può rappresentare un limite per alcune tipologie di imprese.

L’aspetto economico merita una riflessione a parte, perché devi sapere che il risparmio che offre una soluzione di coworking dipende dalle tue specifiche necessità: per quanti giorni alla settimana hai bisogno di avere un ufficio? Cosa ti offre e cosa ti preclude questa soluzione? A quanto ammonta la spesa legata al trasferimento casa-coworking? Rispondere a queste domande può darti un’idea di massima e permetterti di valutare con più cognizione di causa se valga la pena o meno optare per una soluzione di questo tipo.

Sede fisica

La terza opzione a tua disposizione è quella più tradizionale: stiamo parlando della sede fisica, cioè del classico ufficio (ma non solo). Non sempre la soluzione più consolidata e, per certi versi, ovvia è, però, anche la più giusta. Riflettici bene: hai davvero bisogno di una sede fisica?

Ormai ti sarà chiaro che, nel caso in cui tu decida di avere una sede fisica, i costi fissi che dovrai sostenere saranno più alti rispetto alle soluzioni analizzate in precedenza. Resta valido anche il discorso legato agli spostamenti casa-ufficio: rappresentano un’altra importante voce di spesa, nonché una fonte di stress da non sottovalutare. Allo stesso modo, purtroppo, ancora oggi restano valide le complicazioni legate alla pandemia di Covid-19 e, nello specifico, all’esigenza di ridurre al minimo i contatti prolungati con altre persone all’interno di uno stesso ambiente chiuso.

Disporre di una sede fisica, a ogni modo, ha anche diversi vantaggi: per esempio, ti assicura la giusta privacy e la necessaria concentrazione, neutralizzando le potenziali distrazioni esterne. Puoi, inoltre, attrezzare il tuo ufficio privato a tuo piacimento, in base alle specifiche esigenze della tua attività. Non solo: avere una sede fisica conferisce anche una maggiore credibilità alla tua azienda.

A questo punto serve un’ulteriore precisazione: parlare solo di ufficio quando si discute di sede fisica è limitante. Una sede fisica per la tua attività significa, infatti, molto altro e tu stai per scoprirlo nelle prossime righe.

Sede amministrativa

Quando si parla di sede fisica, sarebbe opportuno innanzitutto distinguere tra “sede amministrativa” e “sede operativa”, dal momento che non sempre questi due luoghi coincidono. È opportuno, quindi, fare chiarezza su alcuni termini: la “sede amministrativa” di un’azienda è il luogo in cui si trovano gli uffici amministrativi dell’impresa, dove si svolgono le sue attività gestionali e “politiche”. Per capire meglio di cosa stiamo parlando, può essere utile introdurre ora anche il concetto di “sede legale”, che si riferisce in maniera più specifica al luogo di notifica della corrispondenza legale (nell’atto costitutivo, come sede legale, può anche essere indicato l’indirizzo dello studio di un professionista). La “sede operativa” si differenzia sia dalla sede amministrativa che dalla sede legale.

Sede operativa

Per “sede operativa” di un’azienda si intende, infatti, il luogo in cui si svolgono concretamente le operazioni dell’attività. Tieni bene a mente che, per determinate imprese, è necessario anche adibire un locale della sede alla conservazione delle merci, in modo che esse si mantengano in condizioni ottimali prima di poter essere messe in commercio e vendute. Ovviamente, in caso di numeri particolarmente alti, è necessario affittare un magazzino, con tutto ciò che ne consegue in termini di spese ulteriori. Valuta anche questo aspetto.

L’ufficio virtuale

La panoramica delle opzioni a tua disposizione non è ancora completa: è arrivato il momento, infatti, di parlare di “ufficio virtuale”. Si tratta di una soluzione offerta, in prevalenza, dagli stessi spazi che già offrono servizio di coworking. Questa particolare opzione include, in genere, un indirizzo presso cui stabilire la sede dell’azienda, un servizio di segreteria per la corrispondenza cartacea e telefonica, un numero di telefono dedicato con possibilità di deviazione di chiamata e l’affitto di spazi in modo temporaneo.

Evidentemente, questa soluzione ti permette di avere diversi servizi tipici di un ufficio “classico” senza che tu abbia bisogno di acquistare o affittare a lungo termine uno spazio fisico e ti consente di beneficiare di costi più contenuti e condizioni più flessibili.

Non tutti i tipi di business, però, sono adatti a queste condizioni di lavoro. Per esempio, un’azienda che necessita di attrezzature specifiche difficilmente le troverà in questi spazi “virtuali”. Non solo: condizioni così flessibili richiedono un’organizzazione molto precisa e rischiano, inoltre, di rendere più complicato risolvere problemi improvvisi dal momento che coordinare tutte le diverse risorse dell’azienda, in assenza di una struttura centrale a cui fare riferimento, è più difficile.

Adesso, hai a disposizione tutte le informazioni di cui hai bisogno per procedere alla scelta del tipo di sede aziendale più adatta alla tua attività. Analizza tutti i concreti vantaggi di cui puoi beneficiare da ogni opzione a tua disposizione e tenta di rimodellarle in modo da integrare i benefici nella soluzione che deciderai di adottare.

Per riuscirci, ricorda l’insegnamento di Socrate:

“Il segreto del cambiamento è concentrare tutta la tua energia non nel combattere il vecchio, ma nel costruire il nuovo”.