Organizzare lo spazio di lavoro in ufficio: di cosa devo tenere veramente conto?

L’organizzazione dell’ufficio è uno dei fattori che più contribuiscono a creare un ambiente di lavoro efficiente e confortevole. Nonostante ciò, si tratta anche di un aspetto ancora troppo spesso sottovalutato da imprenditori e startupper. Forse non tutti sanno che, al netto di ogni riflessione sulla specificità di ciascuna professione, ottimizzare in maniera corretta lo spazio di lavoro ha evidenti effetti benefici sulla produttività aziendale.

Henry Ford, tra i fondatori della Ford Motor Company, ha detto:

“Ritrovarsi insieme è un inizio, restare insieme è un progresso, lavorare insieme è un successo”.

Devi sapere che organizzare il lavoro in ufficio in modo ottimale è la strada verso questo successo. Nelle prossime righe scoprirai i fattori che devi prendere in considerazione per riuscire a ottimizzare il tuo spazio di lavoro.

Spazi di lavoro: valutare le esigenze

Uno spazio di lavoro ben organizzato è in grado di ridurre lo stress del lavoratore nonché i rischi per la sua salute e la sua sicurezza, aumentando in questo modo il suo benessere psicofisico sul lavoro e, conseguentemente, la sua produttività. Un’azienda in cui le diverse postazioni di lavoro sono ottimizzate in maniera corretta, quindi, si rivela più efficiente.

Affinché quest’analisi sull’organizzazione del lavoro ti sia realmente utile, però, deve esserti chiaro che, ovviamente, qualsiasi attività imprenditoriale ha le sue specificità, a partire proprio dalla sede aziendale . Nell’ottimizzazione dello spazio di lavoro, quindi, devi prendere in considerazione le specifiche esigenze della tua azienda, così come quelle dei tuoi lavoratori (te incluso). Più precisamente, devi considerare chi utilizzerà lo spazio di lavoro e con quali compiti specifici, di quali strutture e dispositivi ha bisogno per portare a termine il suo lavoro e quali sono i rischi a cui è esposto durante la sua attività. Ma non solo.

I prossimi paragrafi saranno dedicati a esaminare le esigenze più comuni in termini di organizzazione dell’ufficio.

Attrezzature IT

Al giorno d’oggi, ormai, qualunque azienda ha bisogno di una connessione a Internet (via cavo o wi-fi) e di uno o più dispositivi a essa collegati. Questo discorso, a maggior ragione, vale per le startup. È buona regola, quindi, valutare le esigenze di spazio legate alle diverse apparecchiature che devono essere presenti all’interno delle varie stanze verificando, per esempio, che le prese siano in numero sufficiente e, soprattutto, vicine alle postazioni di lavoro. Quello appena citato, lo ripetiamo, è un esempio abbastanza basilare, ma devi considerare che, per le startup, le esigenze tecnologiche sono ben più sofisticate.

Arredamento

L’arredamento dello spazio di lavoro deve rendere più efficiente e confortevole l’attività professionale; ciò significa che, per esempio, le poltrone su cui i dipendenti lavorano (spesso per più ore consecutive, tutti i giorni) devono favorire una postura corretta ed evitare danni fisici. Un’opzione valida a tua disposizione è quella di noleggiare l’arredamento da fornitori specializzati.

Illuminazione e rumori

Chi sta molte ore davanti al computer lo sa bene: la luce artificiale affatica gli occhi e compromette la salute dei lavoratori. In un ambiente di lavoro è molto importante che l’illuminazione ambientale ricrei quanto più possibile l’illuminazione naturale. A tal proposito, un’indicazione generale è quella di ricorrere a una luce proveniente dall’alto e omogeneamente diffusa.

Al pari degli occhi, anche le orecchie dei lavoratori vanno tutelate: è bene, quindi, evitare l’utilizzo di apparecchi eccessivamente rumorosi e, laddove ciò non sia possibile, organizzare lo spazio e prevedere protezioni ad hoc in modo tale da evitare danni alla salute provocati dall’eccessivo rumore.

Temperatura e ventilazione

È impossibile definire quale sia la temperatura ideale all’interno di un ambiente di lavoro perché ciò dipende da vari fattori, a partire dalla tipologia del lavoro svolto fino ad arrivare alla conformazione dell’ambiente di lavoro o alle attrezzature presenti al suo interno. Ciò detto, è fondamentale avere la possibilità di regolare la temperatura. La diffusione del Covid-19 ha portato poi alla ribalta un altro tema molto importante: quello della ventilazione all’interno degli uffici. Oggi più che mai, non sottovalutare questo aspetto.

Igiene e sicurezza

L’igiene e la sicurezza sono altri due capisaldi dell’ottimizzazione dello spazio di lavoro: nonostante tutto ciò possa sembrarti ovvio, non trascurare l’importanza di mantenere gli ambienti regolarmente puliti. Tieni bene a mente, inoltre, che in materia di sicurezza nell’ambiente di lavoro sono previsti specifici obblighi di legge da osservare con attenzione.

Spazio di lavoro

L’acquisto o l’affitto di una sede aziendale rappresenta una voce di spesa molto importante e, per questo, è fondamentale sapere come utilizzare lo spazio di lavoro al meglio.

In tempi recenti molte aziende ricorrono all’open space, una soluzione che rende più semplice l’ottimizzazione dello spazio e che favorisce lo scambio di idee ed esperienze tra lavoratori (contribuendo, in questo modo, a creare un gruppo di lavoro più coeso). Non tutte le imprese, però, sono adatte a un ambiente di lavoro di questo tipo. Nel momento in cui scegli la tua sede di lavoro, devi considerare diversi aspetti, tra cui la possibilità che determinati compiti interni alla tua startup richiedano più spazio di altri o aree separate (per esempio per assicurare un maggior livello di riservatezza).

Accessibilità

Un altro importante aspetto da considerare nell’ottimizzazione dello spazio è l’accessibilità: all’interno dell’ambiente di lavoro tutti i dipendenti, inclusi quelli con disabilità, devono potersi muovere liberamente e senza ostacoli.

Organizzare lo spazio di lavoro per una maggiore efficienza e produttività

Nelle righe precedenti abbiamo analizzato i fattori principali da prendere in considerazione nell’organizzazione dell’ufficio. Ciò che segue, invece, è una riflessione su alcuni ulteriori accorgimenti utili ad assicurare una maggiore efficienza all’interno dell’ambiente di lavoro. Possono sembrarti indicazioni banali, ma curare questi aspetti ti permette di fare la differenza in termini di produttività.

Vediamo, innanzitutto, come organizzare la scrivania dell’ufficio: è importante che sia sufficientemente spaziosa per ospitare tutti gli strumenti indispensabili, dal computer al telefono, passando per i raccoglitori di documenti. Ma dove va posizionata la scrivania? Va collocata in modo tale che il lavoratore abbia il controllo visivo su chi entra in ufficio. È consigliabile, inoltre, evitare di posizionare una scrivania con una finestra o con un passaggio alle spalle perché l’istinto naturale porterebbe il lavoratore a voltarsi continuamente per controllare la situazione, perdendo così tempo in modo inutile.

Un altro aspetto fondamentale è la disposizione delle scrivanie nell’ufficio: nel caso in cui siano presenti più postazioni è opportuno lasciare una distanza tra i 60 e i 90 centimetri tra l’una e l’altra, così da rendere agevoli gli spostamenti e assicurare al contempo privacy e concentrazione a ciascun lavoratore. Molti imprenditori commettono l’errore di posizionare le scrivanie molto distanti tra loro, ma ciò significa costringere i lavoratori a ripetuti spostamenti all’interno dell’ufficio, con evidenti ripercussioni sulla loro produttività.

Non dimenticare, a questo proposito, che puoi anche utilizzare dei pannelli divisori tra le varie scrivanie, particolarmente utili nel caso tu decida di adottare una soluzione open space. I pannelli, se fonoassorbenti, ti danno la possibilità di ridurre l’inquinamento acustico in ufficio, isolando le postazioni e migliorando in questo modo il benessere e la produttività dei lavoratori. Ma non solo: i pannelli autoportanti e indipendenti hanno il grande vantaggio di essere versatili e adattarsi a ogni tua esigenza operativa, dandoti modo di allestire un ufficio adeguato alle diverse finalità d’utilizzo, sempre compatibile con l’evoluzione e l’espansione della tua startup. Per lo stesso motivo, si rivelano molto utili gli arredi modulari.

Ridurre i rischi per la salute e la sicurezza

Come abbiamo già avuto modo di accennare, i benefici di una corretta organizzazione dell’ufficio in termini di efficienza e produttività di una corretta organizzazione dell’ufficio sono strettamente collegati alla salute e al benessere psicofisico dei lavoratori.

Per questo motivo è molto importante che tu rimanga sempre aggiornato sulle ultime informazioni sulla sicurezza sul lavoro, materia che fa riferimento alle azioni che un’azienda deve mettere in pratica per assicurare l’incolumità dei suoi lavoratori e che in Italia è disciplinata dal Dlgs 81/2008 (anche noto come “Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro” o come “Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul lavoro”). In aggiunta a questo testo, devi sapere che indicazioni molto utili in merito all’organizzazione dell’ufficio possono giungere anche dal sito dell’INAIL (l’Istituto nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro).