Il budget di cassa è uno strumento fondamentale per la gestione finanziaria di un’azienda e, ancor più, per quella di una startup. L’imprenditore David Worrell lo ha spiegato meglio di chiunque altro con questa semplice frase:
“Per una startup, il budget di cassa è come il carburante per un’astronave: senza di esso, rimarresti bloccato sulla terraferma”.
Non rischiare di restare bloccato anche tu: in questa guida troverai i migliori consigli per sfruttare al meglio questo strumento molto utile per la gestione della contabilità aziendale.
Budget di cassa: cos’è e perché è così importante
Il primo passo fondamentale è chiarire esattamente di cosa stiamo parlando: per budget di cassa si intende un prospetto che consente di calcolare i flussi di cassa nel breve periodo e, quindi, di conoscere in anticipo i movimenti dell’azienda in termini di liquidità. Quest’ultima è la capacità di un’impresa di convertire le entrate in denaro contante.
Molte startup e piccole e medie imprese si trovano in difficoltà nel calcolare il budget di cassa perché questa operazione richiede la conoscenza di una moltitudine di dati e, nei tempi ristretti che caratterizzano queste particolari aziende, il recupero di tali informazioni potrebbe risultare troppo complicato.
Devi sapere, però, che calcolare il budget di cassa è importante per una serie di motivi: innanzitutto, devi considerare che il mondo degli affari oggi è sempre più incerto e volatile e questo strumento permette di anticipare (ed evitare) i problemi di liquidità. Grazie al budget di cassa e a una più efficiente gestione dei flussi di cassa, inoltre, è possibile pianificare meglio gli investimenti.
Calcolare il budget di cassa diventa fondamentale, in particolare, in alcuni casi specifici: lo è, per esempio, quando il valore della cassa è prossimo allo zero (oppure al limite di fido concesso), quando il flusso di cassa del budget delle fonti e degli impieghi è negativo o quando si hanno commesse che concentrano elevate quote del fatturato e i loro pagamenti potrebbero slittare. Non solo: il budget di cassa è uno strumento essenziale anche quando è necessario eseguire operazioni straordinarie oppure ci sono piani di investimento particolarmente importanti.
Differenze tra budget di cassa e di tesoreria
Per quanto, spesso, i termini “cassa” e “tesoreria” siano usati come sinonimi quando si parla di gestione aziendale e per quanto il budget di cassa e il budget di tesoreria siano due strumenti di pianificazione finanziaria aziendale, esistono delle differenze.
Il calcolo del budget di cassa si traduce in una stima dei flussi di cassa in un determinato periodo e, in termini pratici, è un prospetto che viene preparato alla fine dell’anno e che prende in esame i 12 mesi successivi. Ha lo scopo di assicurare che l’azienda abbia sempre sufficiente liquidità per coprire le spese immediate.
Il budget di tesoreria, invece, è uno strumento che monitora i flussi di cassa e altre componenti del patrimonio liquido di un’impresa in maniera continuativa durante l’anno, generalmente nell’arco di un periodo che va dai 60 ai 90 giorni. Ne consegue che il budget di tesoreria, che ha un focus più ampio e che ha lo scopo di ottimizzare la gestione finanziaria aziendale e minimizzare i rischi, risulta più preciso del budget di cassa.
Differenza tra budget e flusso di cassa
Abbiamo fatto riferimento a più riprese ai concetti di budget di cassa e flusso di cassa ed è perciò importante un’ulteriore precisazione. Quest’ultimo, anche noto come “cash flow”, indica le variazioni (sia in positivo che in negativo) della liquidità di un’azienda che si verificano in un determinato periodo di tempo, generalmente un anno. Il budget di cassa è, invece, lo strumento di pianificazione finanziaria che ha come oggetto la gestione dei flussi di cassa.
Come calcolare il budget di cassa
Ci sono vari metodi per calcolare il budget di cassa e, tra questi, quello più utilizzato è certamente il metodo cosiddetto “diretto”, che prende il via dalla stima delle entrate e delle uscite.
Stima delle entrate e delle uscite
Per calcolare il budget di cassa devi innanzitutto identificare le entrate di cassa. Queste possono essere, per esempio, gli incassi collegati alle vendite o agli investimenti, ma anche quelli provenienti da altre fonti, come il recupero dei crediti oppure i prestiti o i finanziamenti.
Dopo aver identificato le entrate, devi stimare le uscite di cassa: in questa categoria rientrano i pagamenti ai fornitori, le spese operative, gli investimenti e i pagamenti degli interessi e del capitale sui prestiti.
Analisi del saldo di cassa
Una volta identificate le entrate e stimate le uscite, procedi al calcolo del saldo di cassa iniziale e finale. Il saldo di cassa iniziale è la quantità di denaro di cui l’azienda dispone all’inizio del periodo di budget. Per procedere al calcolo del saldo di cassa finale devi sommare le entrate di cassa previste al momento del saldo di cassa iniziale e sottrarre le uscite di cassa previste.
Fai attenzione perché l’analisi del saldo di cassa ti fornisce informazioni molto preziose: se il saldo, infatti, risulta negativo, significa che la tua startup potrebbe necessitare di nuove fonti di investimento.
Budget di cassa: esempio
Per spiegare meglio come funziona il calcolo del budget di cassa è possibile ricorrere a un esempio più pratico.
Se la tua startup prevede di fare nuovi investimenti il prossimo anno, per verificarne la copertura finanziaria, devi compilare il budget di cassa, prestando particolare attenzione a una serie di fattori in entrata e in uscita, come, per esempio: l’incasso mensile medio (che in alcuni mesi può diminuire), il pagamento dei fornitori (che può calare alcuni mesi), la spesa collegata al pagamento mensile degli stipendi (che raddoppia a Dicembre con la tredicesima), la spesa destinata alla pubblicità, le spese extra per un evento o per un nuovo macchinario etc.
Nel calcolo mese per mese, risulterà che in alcuni mesi il valore di cassa sarà positivo, mentre in altri potrebbe essere pari a 0 oppure negativo. Ciò rappresenta sicuramente un problema ma aver effettuato questo calcolo per tempo ti consentirà di prendere in anticipo i dovuti accorgimenti per evitare crisi di liquidità in alcuni periodi dell’anno.
Strategie per una gestione di cassa efficace
È arrivato il momento di capire, in termini più concreti, quali strategie ti consente di adottare il budget di cassa.
Gestione della liquidità e controllo del rischio
Come detto poc’anzi, il budget di cassa ti permette di identificare in anticipo eventuali periodi dell’anno in cui avrai una carenza (ma anche un eccesso) di liquidità. In caso di deficit puoi, per esempio, richiedere un dilazionamento dei pagamenti oppure accendere un nuovo finanziamento (in caso contrario, cioè se prevedi un surplus di cassa, potresti invece pianificare nuovi investimenti oppure pagare eventuali debiti in anticipo).
Il budget di cassa ti consente, quindi, di controllare e gestire meglio il cosiddetto rischio finanziario: se non hai una chiara visione del flusso di cassa futuro potresti ritrovarti in difficoltà finanziarie ma l’elaborazione di questo prospetto ti permette, come già sottolineato, di identificare per tempo e gestire ogni potenziale rischio, come un aumento dei costi o un calo delle vendite.
Pianificazione finanziaria e investimenti
Il budget di cassa è uno strumento fondamentale per la pianificazione finanziaria in quanto ti consente di valutare l’impatto sulla liquidità aziendale di alcune potenziali decisioni strategiche, come per esempio un investimento o un’espansione dell’azienda. Grazie a esso, in termini più pratici, puoi capire se hai la capacità finanziaria per sostenere quella decisione strategica o se hai bisogno di ulteriori fonti di finanziamento.
Software e strumenti per il budget di cassa
In apertura di questa guida abbiamo sottolineato il fatto che le piccole e medie imprese e le startup trovino spesso difficoltà nel riuscire a calcolare il budget di cassa. Devi sapere, a questo proposito, che per risparmiare tempo e fatica è possibile utilizzare diversi nuovi strumenti tecnologici, come per esempio un software per la gestione finanziaria aziendale, in grado di automatizzare molti dei passaggi necessari per completare il calcolo e l’analisi del budget di cassa.
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