Vuoi rimanere aggiornato sul mondo delle startup? Visita il nostro blog

Gestione dei processi aziendali definizione, analisi e consigli utili
Tempo di lettura: 9 minuti
Aggiornato al 24 Giugno 2024

Gestione dei Processi Aziendali: definizione, analisi e consigli utili

Per un imprenditore, una delle maggiori sfide è rappresentata dalla gestione dei processi aziendali. Per capire il motivo di ciò, devi pensare alla tua startup come un film; per usare le parole di Emily Johnson, in aziende di questo tipo,

“la gestione dei processi aziendali è come la regia di un film: un ruolo cruciale che coordina tutte le azioni per creare un’esperienza straordinaria per il pubblico”.

Ma cos’è, in termini pratici, la gestione dei processi aziendali? E, soprattutto, quali sono le strategie più innovative in grado di migliorare l’efficienza e la produttività di un’azienda? La risposta a queste due domande (e a tante altre) le trovi in questa guida.

 

Comprendere i processi aziendali

Per riuscire a migliorare l’efficienza e la produttività della tua startup devi prima comprendere i processi aziendali e la loro importanza. Partiamo dalle basi: cosa sono i processi aziendali?

 

Cosa sono i processi aziendali

 

Cosa sono i processi aziendali

Cosa sono i processi aziendali

 

La definizione di processo aziendale fa riferimento al complesso di attività eseguite all’interno di un’azienda che concorrono alla trasformazione di una risorsa in prodotto o servizio da consegnare al cliente e/o che sono finalizzate al raggiungimento di un obiettivo aziendale.

Un processo aziendale, quindi, in termini pratici, è ciò che consente di completare il progetto attorno a un prodotto o servizio e di raggiungere gli obiettivi fissati dall’azienda. Attraverso un processo di questo tipo, l’azienda aumenta il valore delle risorse in suo possesso, trasformandole in prodotti finali utili a migliorare la soddisfazione di un cliente.

 

Perché è importante comprendere i processi aziendali

Devi sapere che il concetto di mappatura dei processi aziendali è nato nel settore manufatturiero, dove le materie prime, attraverso una serie di fasi differenti, subiscono delle trasformazioni fino a diventare il prodotto finito. Con il passare degli anni, però, l’importanza di creare una mappa dei processi interni a un’azienda si è estesa anche ad altri settori, anche in virtù del fatto che la mappatura è applicabile a ogni tipo di operazione, in qualsiasi ambito imprenditoriale. Ma perché è tanto importante?

Comprendere i processi aziendali e mapparli, creando una rappresentazione visiva dell’intero progetto, ti aiuta innanzitutto a garantire che le operazioni siano svolte in maniera più veloce e fluida, a mettere in luce le aree che possono essere migliorate e a ridurre costi e sprechi, ponendo in evidenza le attività più redditizie e quelle, invece, che è possibile eliminare.

 

Suddivisione dei processi aziendali

Suddivisione dei processi aziendali

 

Non a caso, i processi aziendali possono essere suddivisi in processi “a valore aggiunto” (operazioni in grado di creare un valore per i clienti o committenti) e “non a valore aggiunto” (attività che non prevedono l’aggiunta di valore in maniera diretta) e in processi “essenziali” (a cui è impossibile rinunciare) e “non essenziali” (che è possibile eliminare, laddove necessario).

In aggiunta a quanto detto poc’anzi, però, la rappresentazione visiva dei processi aziendali ha anche altri vantaggi, come, per esempio, quello di chiarire a tutti i soggetti coinvolti compiti e obiettivi aziendali, fornendo le informazioni necessarie per realizzare i progetti al meglio. In questo modo, la mappatura dei processi aziendali permette anche di motivare nel modo più giusto l’intero team e di valorizzare il lavoro di ogni dipendente.

 

Ruoli chiave nella gestione dei processi

 

Ruoli chiave nella gestione dei processi

Ruoli chiave nella gestione dei processi

 

Per una corretta ed efficace gestione dei processi aziendali è necessario individuare una serie di figure che rivestono ruoli attivi fondamentali nelle varie fasi.

 

Il responsabile di processo

Il responsabile di processo è la figura preposta alla programmazione e alla supervisione di tutti gli attori che prendono parte all’attività e di tutte le fasi necessarie al raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

 

Il manager operativo

Il manager operativo, anche noto come process manager o responsabile operativo, è invece colui che direttamente controlla e gestisce il processo aziendale, intervenendo in prima persona in caso di ritardi o altri problemi.

 

Il process worker

C’è, poi, il cosiddetto process worker: questa figura, fondamentale come le altre precedentemente citate, sta a indicare il lavoratore che opera concretamente all’interno delle varie fasi che compongono il processo.

 

Processi aziendali: tipologie

Quando abbiamo illustrato i vantaggi della mappatura dei processi aziendali abbiamo accennato a una classificazione dei processi aziendali, distinti in “a valore aggiunto/non a valore aggiunto” e in “essenziali/non essenziali”. Devi sapere, però, che al giorno d’oggi, per descrivere le varie tipologie di processi aziendali, si è soliti fare ricorso ad altre due classificazioni e, cioè, alla Catena del valore di Porter e alla Piramide di Anthony.

 

La Catena del valore di Porter

La Catena del valore è una particolare classificazione illustrata da Michael Porter già nel lontano 1985, che suddivide i processi aziendali in “primari” e “secondari”, identificando 9 tipologie differenti (5 primari e 4 secondari).

 

La Catena del valore di Porter

La Catena del valore di Porter

 

I processi aziendali primari, secondo Michael Porter, sono le attività che si rivolgono ai clienti esterni all’azienda e, nello specifico, sono:

  • le operations, cioè le attività che permettono in concreto di produrre beni o servizi;
  • la logistica interna, cioè le attività riguardanti la gestione dall’esterno dei flussi di beni interni di un’azienda in direzione delle operations;
  • la logistica esterna, cioè le attività relative alla gestione dall’interno dei flussi di beni in direzione del mercato;
  • i servizi, come, per esempio, l’assistenza post-vendita al cliente;
  • il marketing e le vendite.

I processi aziendali secondari, invece, riguardano le attività rivolte ai soggetti interni all’impresa e finalizzate alla realizzazione dei processi primari. Nel dettaglio, sono:

  • l’approvvigionamento;
  • le risorse umane;
  • le attività strutturali, come, per esempio, quelle in cui si utilizzano risorse per lo sviluppo e la ricerca;
  • le attività infrastrutturali, come quelle relative alla pianificazione aziendale e alla contabilità.

 

La Piramide di Anthony

 

La Piramide di Anthony

La Piramide di Anthony

 

La Piramide di Robert Newton Anthony è un’altra classificazione che suddivide i processi aziendali in base agli obiettivi per i quali sono stati ideati e alla tempistica con cui sono realizzati. Le tipologie di processi identificate da Anthony sono 3 e, nell’ordine (dal vertice della piramide alla sua base) sono:

  • i processi direzionali, cioè le attività che riguardano funzioni strategiche (come la pianificazione) e che sono realizzate nel medio e lungo termine;
  • i processi di controllo, necessari per il conseguimento dell’obiettivo;
  • i processi operativi (come la produzione e la vendita), che prevedono una realizzazione a breve termine.

 

Mappatura dei processi aziendali

Il motivo per cui mappare i processi aziendali della tua startup dovrebbe esserti ormai chiaro, ma devi anche sapere come, nel concreto, effettuare questa particolare operazione.

Il primo aspetto da considerare, a questo proposito, è che non esiste un’unica metodologia per mappare i processi aziendali al fine di ottimizzarli. Quel che è importante è l’obiettivo, cioè, riuscire a illustrare con simboli, grafici e/o forme geometriche l’intero processo aziendale e le risorse in esso coinvolte, così da avere una visione d’insieme chiara e definita e poter poi intervenire per ottimizzare il processo, migliorando alcuni aspetti specifici o automatizzando e standardizzando alcune particolari procedure.

Quale che sia la specifica metodologia scelta, è possibile identificare alcune fasi fondamentali della mappatura.

 

Step fondamentali per una mappatura efficace

 

Step fondamentali per una mappatura dei processi efficace

Step fondamentali per una mappatura dei processi efficace

 

Il primo step fondamentale per una mappatura corretta ed efficace dei processi aziendali è l’identificazione dell’obiettivo. In termini pratici, devi trovare la risposta alla domanda: cosa voglio ottenere mappando questo processo della mia startup?

La seconda fase è quella del brainstorming: costruisci il team di lavoro e confrontati con i diversi membri della squadra per avere quante più informazioni dettagliate sul processo da mappare.

C’è un terzo step fondamentale ed è generalmente definito “elementi e tempi”: in questa fase devi identificare tutti gli elementi che contribuiscono a definire il processo e gli eventuali punti di contatto con altri processi aziendali.

La quarta fase della mappatura è la sequenza: devi ordinare le varie attività e i diversi compiti in modo sequenziale.

Nella quinta fase fanno il loro ingresso i simboli, utili a descrivere il processo aziendale come è effettivamente (e, bada bene, non come vorresti che fosse). Simboli geometrici e linee servono a descrivere in maniera univoca i vari elementi: gli ovali, per esempio, rappresentano l’inizio e la fine di un processo mentre i rettangoli indicano le attività da eseguire.

Una volta costruita la mappa preliminare, è il momento dell’analisi, che deve prendere in considerazione le inefficienze e le incongruenze, sia a livello operativo che comunicativo.

All’analisi segue il monitoraggio: in questa fase devi apportare i cambiamenti che ritieni necessari e testarli, così da poterli rendere eventualmente definitivi.

L’ultimo step fondamentale per una efficace mappatura dei processi aziendali è la finalizzazione: osservando la mappa definitiva, valuta se automatizzare o standardizzare alcune attività.

 

Utilizzo della digitalizzazione e dell’automazione

Come appena sottolineato, la mappatura dei processi aziendali ti permette di capire quali attività puoi automatizzare o standardizzare e, di conseguenza, ti dà anche le indicazioni necessarie a scegliere il miglior software gestionale (o i migliori software gestionali) per la tua startup.

Software di questo tipo ti permettono di ridurre gli errori dovuti all’azione umana, di velocizzare i tempi e di tenere traccia di flussi di lavoro, task e scadenze, assicurandoti così benefici anche su altri processi aziendali futuri.

 

Misurazione dei processi con KPI

Mappare i processi aziendali è inutile se non misuri le prestazioni della tua startup. La misurazione, ovviamente, deve essere effettuata sulla base di precisi indicatori di performance o KPI aziendali e sistemi di rilevazione. Ma come sceglierli? Le prossime righe serviranno a fare chiarezza proprio su questo aspetto.

 

Stabilire gli indicatori di performance

Gli indicatori di performance, come appena accennato, servono a monitorare l’andamento dei vari processi aziendali e, sulla base di ciò, correggere gli eventuali errori e pianificare meglio le attività future.

A livello generale, i KPI devono essere accessibili, certi e facili da interpretare, oltre che monitorati con una cadenza a breve termine. Per evitare conflitti a livello di interpretazione, inoltre, sarebbe meglio affidare il loro monitoraggio a una figura precisa.

Ciò detto, per stabilire correttamente gli indicatori di performance devi far anche (e soprattutto) riferimento alle precise caratteristiche della tua startup, alle variabili chiave e ai fattori o le aree di criticità.

 

Ottimizzazione dei processi aziendali

L’ottimizzazione dei processi aziendali è un altro passaggio fondamentale, che chiude idealmente il cerchio della mappatura. Se quest’ultima è stata eseguita nella giusta maniera, infatti, risulta facile identificare le criticità e porvi rimedio.

 

Identificazione delle criticità e implementazione di soluzioni

Per capire come migliorare l’efficienza e la produttività della tua startup attraverso una corretta gestione dei processi aziendali, potresti aver bisogno di alcuni esempi concreti di criticità che potrebbero emergere dalla loro mappatura.

Una problematicità frequente è rappresentata da un conflitto di ruoli nella gestione di un’attività: la soluzione a ciò è riassegnare i compiti in base alle precise competenze di ognuno.

Un’altra possibile inefficienza è rappresentata dai processi di approvazione, che, spesso, risultano troppo lenti e complessi: il rimedio, in questo caso, è capire quali passaggi sono inutili, in quanto non apportano alcun tipo di valore, ed eliminarli.

A proposito di soluzioni, devi sapere che ci sono due modalità per implementarle: potresti cercare di migliorare la tua startup in modo lento e graduale, analizzando con metodo le diverse fasi e attività del tuo business, oppure potresti optare per un approccio denominato “salto di qualità”, che prevede di mettere in atto cambiamenti veloci e radicali, ripensando completamente il business.

Inutile dirti che il primo approccio dei due appena citati è il meno rischioso. Quale che sia la tua scelta, però, ricorda che il processo di miglioramento del tuo business deve essere continuo: l’ultimo consiglio per te è quello di non limitarti a interventi sporadici ed estemporanei nella gestione dei processi aziendali.

Nicola Zanetti

Founder B-PlanNow® | Startup mentor | Startup consulting & marketing strategist | Leading startup to scaleup | Private angel investor | Ecommerce Manager | Professional trainer | Book writer

info@b-plannow.com

Lascia un commento