Hai presente una barca senza remi, alla deriva, che si muove in balia della corrente del mare? Quante possibilità ha di arrivare a destinazione in porto senza riportare alcun danno? Ora pensa alla tua startup: se non monitori le tue prestazioni, sulla base di precisi KPI aziendali, la tua attività farà la stessa fine di quella barca. Lo spiega bene, del resto, Tim Westergren (il co-fondatore di Pandora Media):
“senza KPI chiari e misurabili, una startup è come una barca senza remi, destinata a essere spinta dalla corrente del mercato anziché guidata dalle proprie azioni”.
Ma, esattamente, cosa sono questi KPI aziendali? E perché sono così importanti per una startup (o azienda in generale)? Ma, soprattutto, come è possibile definire i KPI corretti? A tutte queste domande (e non solo) stiamo per rispondere nelle prossime righe. Il primo step è chiarire la definizione di KPI, partendo dal significato di questo acronimo inglese e dalla sua traduzione in italiano.
Cosa sono i KPI aziendali?
Il significato in lingua italiana di KPI è “indicatori chiave di prestazione” (l’acronimo inglese KPI sta, infatti, per “Key Performance Indicators”). In termini pratici, si tratta di indici che, se monitorati con cadenza regolare (ogni settimana, ogni mese oppure ogni 3 mesi, in base alle specifiche esigenze), descrivono l’andamento di alcuni ambiti cruciali del business, chiariscono gli obiettivi aziendali e illustrano le strategie migliori per raggiungerli.
Devi fare molta attenzione a scegliere con cura i KPI della tua startup perché non tutti gli indicatori sono uguali e, soprattutto, sono in grado di rivelarsi davvero utili.
Differenza tra KPI di alto livello e KPI di reparto
Come appena sottolineato, esistono diverse tipologie di KPI e una delle classificazioni più ricorrenti distingue tra i KPI di alto livello e i KPI di reparto.
I primi sono Indicatori chiave di prestazione di ordine superiore perché consentono di analizzare le prestazioni dell’azienda a livello generale. I KPI di reparto, invece, permettono di valutare le prestazioni dei singoli reparti che compongono l’azienda.
KPI vs metriche: qual è la differenza?
È il momento ora di chiarire un’ulteriore distinzione, cioè quella tra i KPI e le metriche. Devi sapere che, se è vero (e lo è) che tutti i KPI sono metriche, non è certo possibile dire il contrario: non tutte le metriche, infatti, rappresentano degli indicatori chiave di prestazione.
Per essere considerati tali, i KPI devono essere (tra le altre cose) rilevanti e funzionali allo scopo di adottare decisioni strategiche più consapevoli. Non solo: i Key Performance Indicators devono essere anche significativi, cioè in grado di mostrare se l’azienda stia procedendo o meno in maniera corretta verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
L’importanza dei KPI nel mondo aziendale
Come ormai avrai avuto modo di capire, i KPI rivestono un ruolo fondamentale nei processi aziendali. La loro funzione è duplice ma, per capire meglio questo aspetto, è necessario introdurre adesso un’altra distinzione interna all’universo dei KPI, che è possibile suddividere anche in KPI consuntivi e KPI predittivi.
I primi, anche definiti indicatori di ritardo, servono a misurare le prestazioni in un periodo di tempo passato e, quindi, a valutare un processo aziendale già concluso. I secondi, anche chiamati indicatori predittivi, hanno invece lo scopo di fornire alcune indicazioni utili sulle performance dell’azienda previste in futuro.
Come i KPI influenzano le decisioni aziendali
I KPI servono a misurare i progressi fatti dalla tua startup o da un suo comparto specifico nel percorso verso il raggiungimento degli obiettivi che ti sei prefissato. Grazie a essi, puoi analizzare i dati in un periodo di tempo già passato e, quindi, verificare la bontà delle decisioni strategiche da te prese, ma anche prevedere i trend futuri e, sulla base di ciò, studiare nuove strategie future.
L’utilità dei Key Performance Indicators
Oltre a verificare le prestazioni passate e ad anticipare le tendenze future, i KPI hanno anche un’ulteriore funzione: servono anche da stimolo al lavoro dei dipendenti. Proprio a questo proposito, abbiamo un consiglio molto importante per te: ricordati di comunicare i KPI da te individuati a tutti i tuoi dipendenti, definendoli in maniera chiara e spiegando, poi, anche in che modo verranno misurati.
Uno dei modi migliori per comunicare i KPI è utilizzare il cosiddetto “cruscotto dei KPI”: si tratta di una rappresentazione grafica che ricorda il cruscotto presente all’interno delle automobili e che mostra in maniera pratica e intuitiva quali sono gli indicatori chiave di prestazione, quali sono le aree di successo e quali, invece, quelle che richiedono un intervento.
Affinché l’utilità potenziale dei KPI possa tradursi in un effettivo vantaggio, è necessario che gli indicatori individuati siano concreti e realizzabili ed è fondamentale monitorarli e aggiornarli costantemente nel tempo.
Come definire i KPI aziendali corretti
Per definire in modo corretto i KPI aziendali, devi conoscere alcune precise strategie che servono a chiarire sia di che tipo di dati hai bisogno sia quali sono i requisiti che i KPI devono necessariamente possedere per rivelarsi utili.
La misurabilità dei KPI
Per individuare indici di prestazioni validi devi valutare, innanzitutto, la loro misurabilità: solo misurandoli, infatti, puoi analizzare con precisione e certezza gli eventuali progressi compiuti dalla tua startup. Oltre che misurare gli indicatori, però, devi anche poter mettere in relazione e confrontare tra loro i diversi KPI. In questo modo, infatti, puoi ottenere una visione d’insieme e prendere decisioni strategiche migliori.
L’importanza di obiettivi chiari e realizzabili
Ricorderai che gli obiettivi aziendali devono essere raggiungibili, così che possano anche funzionare da stimolo per i dipendenti. Non solo: gli obiettivi devono essere anche certi. Con obiettivi certi si intendono obiettivi funzionali a determinare KPI chiari e validi.
Domande essenziali da porsi nella scelta dei KPI
Per definire i KPI, puoi anche decidere di automatizzare i processi di scelta e misurazione degli indici servendoti di specifici software. In caso contrario, puoi partire da una serie di domande fondamentali che ti aiuteranno a scegliere i KPI migliori per la tua startup. Eccone alcune:
- l’indicatore consente il monitoraggio? Ma soprattutto, è davvero importante monitorarlo?
- Il KPI è rilevante in questo momento e continuerà a esserlo in futuro?
- Quale risultato ti attendi? E in quali tempi?
- Chi avrà la responsabilità del risultato da raggiungere?
- L’indicatore che hai scelto può essere compreso facilmente (anche dai tuoi dipendenti e dai collaboratori esterni)?
Esempi pratici di KPI aziendali
Ora che sai cosa sono i KPI aziendali e come definirli, non ti resta che conoscere alcuni esempi pratici di indicatori chiave di prestazione.
Esempi di KPI per il reparto vendite
Di seguito, puoi scoprire una lista di esempi di KPI per le vendite:
- numero di nuovi contratti firmati entro un determinato periodo;
- valore economico dei nuovi contratti;
- numero di lead qualificati generati dal funnel di vendita;
- ore dedicate alla vendita;
- tempo medio per la conversione da lead a cliente;
- tasso di up-selling e cross-selling;
- numero di vendite nette.
Esempi di KPI finanziari e operativi
Tra i KPI finanziari e operativi, per esempio, ci sono:
- margine di profitto;
- cash-flow operativo;
- fatturato;
- margine operativo lordo;
- time to Market;
- tempo di evasione degli ordini;
- valutazione della soddisfazione dei dipendenti;
- tasso di abbandono dei dipendenti.
KPI nel marketing e nel customer care
Particolarmente importanti ai fini strategici sono i KPI in ambito marketing (e customer care), tanto da meritare un approfondimento ad hoc. Ecco alcuni dei principali KPI nel marketing e nel customer care:
- traffico sul sito web;
- numero di lead qualificati provenienti dal marketing;
- tasso di conversione per Call to Action (CTA);
- posizionamento nei motori di ricerca;
- numero di articoli/ebook pubblicati;
- vendite ripetute;
- tasso di reclami per numero dei clienti.
Come i KPI possono trasformare il tuo business
Stai per concludere il tuo viaggio alla scoperta dei KPI aziendali. Per tornare alla metafora iniziale, ora è il momento di riprendere in mano il timone della tua “barca” e procedere a tutta velocità verso il porto sicuro, cioè verso la scelta dei migliori KPI per la tua startup.
Lasciati guidare da alcuni punti fermi: monitorare quali aree della tua startup funzionano e quali, invece, hanno bisogno di un intervento per migliorare le prestazioni è fondamentale e i Key Performance Indicators ti mettono a disposizione un’istantanea del business nel pieno della sua azione. Non solo: ti aiutano anche a individuare nuove strategie per il futuro. Più nel dettaglio, i KPI ti servono a tracciare le prestazioni dei tuoi processi aziendali e i progressi ottenuti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi, ma anche a trovare dati utili a definire le tue performance future.
Ricorda che i KPI devono essere rilevanti, significativi, continuativi e, soprattutto, misurabili. Solo definendo obiettivo altrettanto misurabili, oltre che chiari e realistici, puoi individuare gli indicatori chiave di prestazione migliori per la tua startup.
Non dimenticare di comunicare i KPI aziendali ai tuoi dipendenti, di monitorarli regolarmente (puoi scegliere se farlo ogni settimana, ogni mese o ogni 3 mesi, a seconda delle esigenze della tua startup) e di aggiornarli laddove necessario (gli indicatori da te scelti possono essere rilevanti oggi, ma non è detto che resterà tale anche in futuro).
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