Selezionare dipendenti di altissimo livello per la tua startup non basta ad assicurarti il successo; lo standard, infatti, deve essere mantenuto nel tempo e, se possibile, alzato ulteriormente. La valutazione del personale è ciò che ti permette di migliorare le performance del singolo e dell’azienda nella sua interezza.
In questa guida troverai diversi esempi pratici di modelli di valutazione del personale e alcuni indicatori di performance da tenere sott’osservazione, oltre alle migliori strategie da seguire per creare una scheda di valutazione senza errori.
Cos’è la valutazione del personale e perché è importante
Per valutazione del personale si intende un qualsiasi sistema che, attraverso l’utilizzo di una serie di tecniche e scale, permette di esaminare il comportamento e le prestazioni dei dipendenti, con particolare attenzione all’analisi delle loro competenze e delle possibilità che raggiungano gli obiettivi fissati.
Questa appena citata è una definizione di valutazione del personale puramente tecnica. Ben più suggestiva è la definizione data da Peter Drucker, cioè da colui che è considerato “l’uomo che ha inventato il management”. Per Drucker, la valutazione del personale è
“come uno specchio: riflette le prestazioni passate e illumina il cammino verso il futuro”.
Ma in che modo la valutazione del personale, per usare le parole dell’economista, “illumina il futuro” di un’azienda? Per rispondere a questa domanda e, quindi, per capire perché la valutazione del personale è così importante, dobbiamo innanzitutto analizzare i benefici che essa offre, sia lato azienda che fronte dipendenti.
Benefici per l’azienda
Lo abbiamo già accennato all’inizio di questa guida, ma è importante ribadirlo ora: la valutazione del personale ti permette di aumentare il livello delle prestazioni aziendali. Analizzare la performance di ogni singolo dipendente della tua startup, infatti, ti dà la possibilità di individuare criticità e potenzialità di ciascun lavoratore e di intervenire per evitare che gli eventuali errori del singolo vadano a incidere in maniera più grave sul business aziendale.
Ricorda che ogni dipendente è diverso dall’altro, ma anche che ogni ruolo ha priorità differenti. Grazie alla valutazione del personale capisci prima e meglio in che modo puoi far fruttare le competenze di un certo lavoratore per una determinata posizione.
Avere le idee chiare sui punti di forza e di debolezza di ogni lavoratore ti permette, in sostanza, di prendere decisioni più efficaci.
Benefici per i dipendenti
Conoscere bene i punti forti e quelli deboli di un dipendente ti offre anche altre possibilità, a vantaggio dello stesso lavoratore: per esempio, sulla base di ciò, puoi definire meglio gli obiettivi e fissare traguardi raggiungibili ma ambiziosi, che possano motivare il personale senza scoraggiare nessuno o creare competizioni inutili (o, peggio, dannose).
Tieni bene in considerazione che un lavoratore potrebbe non apprezzare il fatto di essere sotto attenta e continua valutazione da parte dei suoi superiori. È importante, quindi, spiegare bene le ragioni e le finalità della valutazione, che deve sempre puntare a migliorare la qualità del lavoro del dipendente.
Conoscere bene i dipendenti ti permette anche di capire prima quando c’è qualcosa che non va: ciò, sicuramente, va a vantaggio dell’azienda ma anche del singolo lavoratore, che vedrà risolti prima e meglio i suoi eventuali problemi.
Come effettuare una valutazione del personale efficace
Per godere dei benefici appena citati, ovviamente, devi essere in grado di effettuare una valutazione in maniera corretta ed efficace.
Devi innanzitutto sapere che l’analisi del personale si esegue tramite schede di valutazione, finalizzate a misurare (attraverso tecniche e scale predefinite) vari fattori, dagli obiettivi raggiunti alla precisione nell’esecuzione dei compiti passando per il comportamento tenuto sul luogo di lavoro.
Se vuoi valutare i tuoi dipendenti in maniera precisa, quindi, devi prima stabilire cosa analizzare (le competenze? Le prestazioni? I comportamenti?) e definire una serie di elementi in grado di rappresentare in maniera oggettiva la qualità del lavoro dei dipendenti, così da strutturare al meglio la scheda di valutazione.
Non solo: devi anche stabilire la frequenza con la quale sottoporre a valutazione i tuoi dipendenti. Le schede andrebbero compilate, infatti, con una cadenza regolare, così da avere una panoramica chiara ed esaustiva sui progressi dei lavoratori nel corso del tempo. Indicativamente, questo periodo può oscillare tra i 3 e i 4 mesi, ma chiaramente dipende dalle precise necessità della tua startup (un’altra alternativa, per esempio, è effettuare una valutazione con cadenza annuale).
Scegliere il modello di valutazione più adatto
Prima di conoscere nel dettaglio i KPI da monitorare e le tecniche e le scale da utilizzare per valutare in maniera corretta ed efficace i lavoratori, devi sapere che è possibile identificare diversi modelli di valutazione delle performance.
Una distinzione comune è basata su colui che valuta le prestazioni del personale. In questo contesto, il modello più comune di valutazione del personale è certamente quello definito “capo/valutatore”, nel quale è il manager o il capo reparto a valutare i dipendenti. Su un ideale versante opposto c’è il modello dell’autovalutazione professionale, in cui, invece, sono gli stessi lavoratori ad analizzare i propri punti di forza e debolezza. Nel “mezzo”, ci sono altri modelli, come, per esempio, quello della valutazione tra pari (cioè tra colleghi) o quello della valutazione da parte del cliente.
I modelli di valutazione del personale differiscono anche in base all’oggetto della valutazione stessa. La tua scelta deve ruotare attorno agli obiettivi che hai: per esempio, potresti aver bisogno di indagare il livello medio dei tuoi dipendenti oppure potresti voler scoprire, nel dettaglio, chi sono quelli che hanno più bisogno di aiuto per raggiungere uno standard adeguato. Un’altra possibilità a tua disposizione è quella di analizzare se e in che misura il team di lavoro è allineato ai valori della tua startup.
In un successivo paragrafo vedremo tutti i modelli disponibili.
Definire gli Indicatori di Performance (KPI)
La valutazione del personale si basa sull’analisi di alcuni indicatori di performance e non ti sorprenderà sapere che anche questi differiscono in base a cosa intendi prendere in esame.
Di seguito puoi trovare una lista di esempi di KPI che puoi utilizzare per valutare diverse dimensioni delle performance dei tuoi dipendenti.
KPI per la produttività
Uno dei principali indicatori per valutare la produttività dei lavoratori è quello che misura, per l’appunto, la produttiva su base quotidiana o settimanale: il KPI “Produzione per giorno/settimana”, nello specifico, dà la misura della quantità di lavoro che un dipendente riesce a completare nel periodo di tempo indicato.
Un altro indicatore molto utile è quello relativo al “risparmio di risorse”: questo particolare KPI misura la capacità di un lavoratore di usare in modo efficiente le risorse messe a sua disposizione (in termini di tempo, denaro e materiali) per completare i compiti che gli sono stati assegnati.
Se vuoi migliorare l’efficienza complessiva devi prendere in esame la “riduzione degli errori” e misurare il numero di errori commessi dal dipendente durante l’esecuzione dell’attività di sua competenza.
KPI per la qualità del lavoro
Puoi analizzare la qualità del lavoro dei tuoi dipendenti sulla base di differenti parametri. Uno di questi è il “tasso di ritorno o reclami”: si tratta di un particolare KPI che misura il numero di resi o reclami relativi in maniera specifica al lavoro svolto da un particolare dipendente.
Non conta, però, solo l’opinione dei clienti: un altro KPI importante prende in esame i “feedback dei colleghi o supervisori” relativi all’attività di un lavoratore.
Qualità significa anche “conformità normativa”: il KPI che devi considerare, in questo caso, è quello che misura la capacità di un lavoratore di rispettare le normative, siano esse le leggi di settore o le regole interne alla tua startup.
KPI per il comportamento
Un indicatore particolarmente importante per la valutazione del comportamento di un dipendente è quello che misura le “assenze”: la frequenza e la durata delle assenze (soprattutto quelle non programmate), infatti, possono riflettere il suo impegno e il suo interesse nei confronti del lavoro.
La capacità di un dipendente di essere proattivo e prendere l’”iniziativa” è un aspetto generalmente tenuto in grande considerazione dai manager di azienda: la valutazione del comportamento di un lavoratore, quindi, passa anche dalla misura della sua propensione a proporre nuove soluzioni per risolvere problemi o portare avanti i processi in modo più efficiente.
I buoni rapporti e la “collaborazione” tra colleghi sono determinanti per raggiungere tutti insieme gli obiettivi aziendali: per questo dovresti misurare la capacità del dipendente di lavorare efficacemente e senza problemi con gli altri componenti del team di lavoro.
Creare una Scheda di Valutazione
Entriamo ora nel vivo della questione: come si scrive una scheda di valutazione dei dipendenti? Un documento di questo tipo deve essere innanzitutto semplice e chiaro, sia per chi lo compila che per chi deve comprenderne le domande presenti all’interno.
Non includere troppe informazioni (che potrebbero confondere i lavoratori) e utilizza un sistema di valutazione che descriva in modo chiaro il livello raggiunto. Puoi utilizzare una scala numerica (in genere, da 1 a 5 o da 1 a 10) o nominale (per esempio, “insufficiente”, “sufficiente”, “buono”, “ottimo”, “eccellente”).
La struttura di una scheda di valutazione cambia in base agli obiettivi e alle caratteristiche dell’azienda. Ciò detto, devi tenere in considerazione che una scheda di valutazione del personale, pur variando in base agli aspetti da indagare, include generalmente 3 elementi chiave:
- l’oggetto della valutazione (cioè la prestazione da valutare);
- i livelli di giudizio e la relativa spiegazione (per descrivere la performance del lavoratore);
- la valutazione (per individuare il grado raggiunto dal dipendente, associato alla sua prestazione).
Se stai cercando un modello per tenere sotto controllo le performance dei dipendenti su Excel, abbiamo ciò che fa per te. Abbiamo sviluppato uno strumento semplice per la valutazione delle performance, progettato per rispondere alle necessità delle nuove imprese (e non solo!).
Utilizzando il nostro modello di valutazione delle performance dei dipendenti, sarai in grado di monitorare con facilità i risultati ottenuti dai tuoi dipendenti, valutare l’andamento delle loro prestazioni e anticipare adeguatamente le esigenze di formazione e sviluppo. Ti assisterà anche nell’individuare e affrontare tempestivamente eventuali aree di miglioramento.
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Fornire feedback costruttivi
Fornire feedback costruttivi al dipendente (che, lo ricordiamo, potrebbe anche infastidirsi per il fatto di essere sottoposto a valutazione) è molto importante.
Nel momento in cui hai analizzato le sue prestazioni e ti ritrovi a parlare col lavoratore delle sue carenze, sposta subito il discorso sulle sue potenzialità e sui suoi margini di miglioramento e crescita professionale.
Un altro espediente utile è quello di offrire, assieme ai programmi di formazione necessari per colmare le lacune, anche dei benefit che si attivano nel momento in cui le prestazioni raggiungono il livello desiderato.
Esempi pratici di valutazione del personale
Ora che hai tutti gli strumenti teorici per valutare i tuoi dipendenti in modo efficace, è il momento di passare alla pratica con un esempio di valutazione del personale. O, per meglio dire, con diversi esempi pratici: ti ricordiamo, infatti, che di modelli di valutazione del personale ne esistono diversi. Esaminiamone alcuni.
Come già detto, il più classico dei modelli di valutazione del personale (nonché quello che meglio si adatta a differenti tipologie d’azienda) è quello capo/valutatore, in cui a valutare i dipendenti sono il manager o i capi reparto. La valutazione può essere incentrata su diversi aspetti: dagli obiettivi (raggiunti o da raggiungere) alle competenze da migliorare, passando per i tratti della personalità e il comportamento. Quale che sia l’area d’interesse, ricorda che chi valuta deve fornire un giudizio finale sul livello raggiunto dal lavoratore.
Il modello definito feedback continuo prevede che il manager sottoponga la scheda di valutazione ai lavoratori con una cadenza regolare e molto frequente. La scheda, in questo caso, presenta domande molto semplici e immediate (con risposte basate su un punteggio da 1 a 10), finalizzate a monitorare l’evoluzione della qualità del lavoro. Ovviamente, considerata la semplicità delle domande, si tratta di un tipo di valutazione non particolarmente approfondita.
Ben più articolato e invasivo è il modello di valutazione del personale a 360 gradi, utilizzato quando c’è bisogno di analizzare il lavoro di un dipendente sotto ogni punto di vista. In questo caso, a valutare non sono solo il manager o i capi reparto, dal momento che la valutazione include anche i feedback provenienti da colleghi, clienti e fornitori.
Il modello di gestione per obiettivi (Management by Objectives, MBO) è una recente tecnica di valutazione del personale, tutta focalizzata sul singolo lavoratore. Per questo motivo risulta particolarmente efficace, ma è anche molto complessa. In questo modello, il manager chiarisce al dipendente gli obiettivi personali da raggiungere e poi ne valuta con cadenza regolare le prestazioni in relazione ai traguardi fissati, fornendo feedback continui.
Come puoi facilmente intuire dal nome, il modello BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales) serve a valutare il personale in base al comportamento. Questo esempio di valutazione del personale prevede che sia stilato un elenco di episodi critici (sia positivi che negativi), ordinato e raggruppato in base alle diverse mansioni e posizioni ricoperte dal lavoratore, al quale associare un punteggio in base alla scala adottata.
Infine, tra i modelli di valutazione del personale merita un’ulteriore menzione la già citata autovalutazione del personale: questo modello, in cui è il lavoratore stesso a valutare le sue prestazioni, serve principalmente ad analizzare il grado di consapevolezza del personale rispetto al lavoro svolto.
La valutazione del personale come strumento per la crescita aziendale
La panoramica sugli esempi di valutazione del personale appena conclusa non deve trarti in inganno: ovviamente, ogni azienda (inclusa la tua startup) deve adottare solo il modello o i modelli a lei più consoni.
Tieni bene a mente che sottoporre i dipendenti a valutazione con una cadenza regolare e non troppo dilatata nel tempo può tradursi in una mole di lavoro enorme, che in genere viene affidata al dipartimento delle risorse umane.
Per quanto dispendioso, si tratta di un lavoro a cui, però, non puoi proprio rinunciare se vuoi far crescere la tua startup e, in particolare, la sua efficienza. Per questo motivo, potresti prendere in considerazione la possibilità di affidare la valutazione del personale a un software gestionale.
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