Il manuale operativo è uno strumento fondamentale in un’azienda perché, se redatto nella maniera corretta, assicura una migliore efficienza delle operazioni aziendali e tanti altri benefici.
Se vuoi strutturare un manuale operativo per la tua startup in modo efficace, organizzando i suoi contenuti al meglio, devi innanzitutto sapere cos’è esattamente questo documento e conoscere le sue componenti fondamentali. Troverai tutte queste informazioni (e molte altre) in questa guida.
Cos’è il manuale operativo aziendale
All’interno di un’azienda, il manuale operativo è un particolare documento che raccoglie in maniera minuziosa e dettagliata una serie di informazioni rilevanti sulla struttura aziendale, sui suoi processi e sulle sue procedure. Oltre alle informazioni di base, nel manuale operativo aziendale devono essere messe nero su bianco anche le condizioni che si verificano dopo aver effettuato alcune azioni fondamentali per ottenere un risultato o per raggiungere un obiettivo.
Tradizionalmente il manuale operativo è sempre stato un documento fisico ma negli ultimi anni, anche per facilitare l’accesso alle informazioni in esso contenute e la loro condivisione, i suoi contenuti vengono generalmente digitalizzati.
L’importanza del manuale operativo per la struttura aziendale
Una delle componenti principali dei manuali operativi è rappresentata dalla già citata struttura aziendale: per quanto riguarda questo aspetto specifico, è importante ribadire e sottolineare che il manuale operativo riveste un’importanza cruciale, dal momento che chiarisce l’organizzazione gerarchica dell’impresa e il ruolo di ognuno, così da evitare incomprensioni.
Procedure aziendali: definizioni e applicazioni
Per capire meglio cos’è un manuale operativo è opportuno avere le idee chiare anche su cosa si intende per procedure aziendali: sono istruzioni dettagliate, messe nero su bianco, su come bisogna eseguire una particolare attività o uno specifico processo in un’organizzazione. Servono a garantire che le attività, sulla base delle indicazioni fornite, siano poi eseguite in maniera coerente e allineate agli obiettivi aziendali, oltre che, ovviamente, in modo conforme alle normative vigenti.
I campi di applicazione sono diversi: in un modello di franchising, per esempio, servono a trasmettere le conoscenze necessarie per replicare con successo un business, ma le procedure aziendali possono aiutare anche processi “interni”, come, per esempio, l’onboarding di un nuovo dipendente.
Componenti fondamentali del manuale operativo
Il tuo manuale operativo dovrà essere cucito su misura sulle caratteristiche e sugli obiettivi della tua startup ma, nonostante ciò, devi sapere che è possibile identificare, in linea generale, alcune componenti fondamentali che non possono mancare in un documento di questo tipo.
Struttura e contesto dell’organizzazione
La prima componente fondamentale di un manuale operativo, come già sottolineato, è rappresentata dalla struttura dell’azienda e cioè, per essere più precisi, dalla descrizione precisa dell’organigramma dell’impresa. Devi tener conto, però, che, assieme alla struttura aziendale, è importante descrivere anche alcuni dati contestuali, come l’indirizzo e i contatti telefonici e digitali, oltre agli altri elementi utili a definire la Corporate Identity.
Descrizione delle posizioni e delle funzioni
La struttura dell’azienda è, quindi, la descrizione di come essa è organizzata in ordine gerarchico. All’interno del manuale operativo, però, non possono e non devono mancare anche indicazioni più precise sulle funzioni specifiche collegate alle diverse posizioni interne all’organizzazione.
Processi e procedure: il cuore dell’operatività
Ultima, ma non certo per importanza, è la componente del manuale operativo dedicata ai processi e alle procedure: in questa parte specifica di questo documento è necessario descrivere il modo di agire dell’azienda nelle varie situazioni quotidiane.
Benefici di un manuale operativo chiaro
I benefici che puoi ottenere se sarai in grado di stilare in maniera chiara, precisa e completa il tuo manuale operativo sono molteplici e sfruttabili in diversi ambiti. Stai per scoprirli nelle prossime righe.
Come i manuali operativi migliorano produttività ed efficienza
Per spiegare alcuni dei vantaggi offerti da un manuale operativo chiaro possiamo prendere in prestito le parole dell’esperto di marketing Philip Kotler:
“La creazione di un manuale operativo aziendale è un atto di responsabilità e leadership: dimostra un impegno per l’efficienza, la coerenza e la trasparenza delle operazioni aziendali”.
Ti invitiamo a riflettere su un aspetto: mettere nero su bianco le informazioni rilevanti sulla struttura e sul funzionamento dell’azienda ti costringe a porti domande che altrimenti, probabilmente, non ti faresti e ti aiuta a comprendere in questo modo meglio lo stato delle cose.
Conoscere meglio come è strutturata e come funziona in termini pratici la tua startup ti permette di migliorare i processi stessi e di aumentare gli obiettivi di produzione.
Diffusione della conoscenza e la formazione interna
Il manuale operativo ti dà anche un altro beneficio: ti consente anche di diffondere meglio le conoscenze acquisite sull’azienda ai dipendenti, fornendo loro indicazioni più precise su mansioni e responsabilità, e di massificare quelle stesse conoscenze in possesso all’azienda, riducendo al minimo il rischio che queste vadano perdute a causa del turnover del personale.
Grazie al manuale operativo, inoltre, come già accennato, formare una nuova figura è molto più facile e veloce perché il neoassunto può contare su linee guida precise, consultabili in ogni momento.
Come strutturare un manuale operativo efficace
Ci siamo: è arrivato il momento di riepilogare alcuni suggerimenti pratici per scrivere un manuale operativo in modo efficace. Fondamentale, innanzitutto, è organizzare al meglio i contenuti.
Dalla bozza all’indice: organizzare i contenuti
Il primo consiglio per te è quello di partire dalla bozza dell’indice generale: è utile ribadire, a questo proposito, che ci sono alcuni punti dell’indice che accumunano praticamente tutti i manuali operativi, mentre altri, più specifici, variano da attività a attività. Fai attenzione: abbiamo parlato di bozza. Il motivo lo capirai nelle prossime righe.
Coinvolgimento del team e feedback interattivi
Che sia destinato a uso interno o che sia finalizzato a fornire indicazioni precise ai franchisee, la realizzazione del manuale operativo deve prevedere il coinvolgimento del team o del cliente (in caso di franchising). Solo grazie ai feedback di tutte le parti, infatti, è possibile modificare la bozza di questo documento fino ad arrivare alla sua stesura definitiva.
Uso di tecnologie e strumenti digitali per l’aggiornamento
Fai molta attenzione: anche la versione definitiva del manuale operativo richiede modifiche e aggiornamenti. In base alla frequenza di quest’ultimi puoi valutare l’utilizzo dei nuovi strumenti digitali, in grado di sincronizzare una grande mole di informazioni e dati e di far sì, in questo modo, che il manuale operativo risulti sempre aggiornato e accessibile (e modificabile) da tutte le persone che hanno i requisiti per farlo.
Manuale operativo e mansionario: differenze
Arrivati a questo punto della guida dedicata al manuale operativo può essere utile definire cos’è, invece, un mansionario. Molto spesso, infatti, gli imprenditori fanno confusione tra questi due documenti.
Il mansionario, in realtà, per quanto di fondamentale importanza, rappresenta solo una parte del manuale operativo: esso, infatti, come d’altronde suggerisce il suo nome, fa particolare riferimento alle mansioni che ogni dipendente deve ricoprire (e solo a quelle).
Ruoli, responsabilità e inizio dell’attività
A differenza del mansionario, il manuale operativo include indicazioni dettagliate riguardanti anche altri aspetti, come il ruolo e le responsabilità di ognuno, a partire dal manager, oltre ad altre indicazioni (molto utili in caso di franchising) sull’inizio dell’attività, come, per esempio, la tipologia di società più adatta e il suo oggetto sociale.
Consigli finali per la realizzazione e gestione del manuale operativo
Chiarito anche l’equivoco su manuale operativo e mansionario, ci avviamo alla conclusione di questa guida con ancora un quesito da sciogliere e che, ne siamo certi, ti sarai già posto: quanto costa creare un manuale operativo su misura per un’azienda?
Deve esserti chiaro che non è possibile rispondere a questa domanda con una risposta unica e sempre valida perché, ovviamente, il costo di un manuale operativo personalizzato varia in base alla sua complessità, che a sua volta è legata alle caratteristiche specifiche dell’azienda. Detto questo, proveremo a rispondere a questo quesito nelle prossime righe.
Quanto costa creare un manuale operativo personalizzato?
Come appena accennato, i costi di un manuale operativo sono molto variabili, in base al tipo di attività: per darti un’indicazione di massima, possiamo dire che il prezzo oscilla in genere tra i 12 e i 24 mila euro.
C’è un altro aspetto che devi considerare nella valutazione del prezzo di un manuale operativo: la scrittura di questo documento non è certo una questione di giorni. Sempre parlando in linea di massima, i tempi di realizzazione si aggirano tra i 4 e gli 8 mesi. È assolutamente importante che chi è preposto alla scrittura del manuale operativo, per tutto il tempo della stesura, sia fisicamente presente all’interno dell’azienda: solo in questo modo, infatti, è possibile verificare sul campo la correttezza delle procedure e, eventualmente, modificarle.
L’estratto del manuale operativo come risorsa immediata
Prima di concludere questa guida dedicata alla scrittura di un manuale operativo efficace non possiamo non menzionare il cosiddetto “estratto”: devi infatti sapere che, nei casi in cui il manuale operativo è particolarmente corposo ed elaborato, si è soliti realizzare una sintesi, molto utile come risorsa immediata da mettere a disposizione dei nuovi dipendenti e, più frequentemente, dei franchisee alle prese con l’apertura del nuovo punto vendita.
Vuoi leggere tutti gli articoli relativi alla fase in cui si trova la tua startup?
